Как правильно сделать запись в трудовой о недействительности записи

Как правильно исправить запись в трудовой книжке?

Трудовая книжка – это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке. «Запись недействительна» – что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе?

Чем руководствоваться?

Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

• ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
• Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

Запись в трудовой книжке «запись недействительна» – что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?

Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.

Кто может делать исправления?

«Запись считать недействительной» – в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия. Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным.

Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права.

Если обнаружена ошибка

Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые. Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов.

К типичным ошибкам можно отнести:

1. Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.
2. Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.

Формулировка – «запись недействительна» – в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.

Общие правила исправления

Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять. Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных.

Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова сокращать нельзя.

Алгоритм корректировки

Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» – это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:

1. В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
2. В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.
3. В третьей – делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
4. Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.

Как правильно внести фразу: «Запись считать недействительной»? В трудовой книжке образец представлен чуть ниже.

Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

1. Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
2. Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
3. На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Судебное предписание

Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально.

В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой – ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении).

Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации.

Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной. При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что это дубликат. Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.

Отдельные случаи

Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:

1. В первой графе поставить порядковый номер.
2. Во второй – дату внесения корректировки.
3. В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
4. В четвертой графе – реквизиты приказа о приеме.

А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.

Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют разную дату. Что делать, чтобы не испортилась трудовая книжка? «Запись недействительна» – текст указывается для номера и даты, являющихся неверными.

Если у записей и номер, и дата одинаковые, то нужно к номеру неверной записи добавить букву «а» и далее ссылаться на номер с буквой «а». Если у записи нет номера, то его надо проставить, а потом ссылаться при исправлении на этот номер.

Если без номера оказалась предыдущая запись, то в трудовой можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И проставить все необходимые реквизиты.

Источник: https://FB.ru/article/306450/kak-pravilno-ispravit-zapis-v-trudovoy-knijke-zapis-nedeystvitelna-obrazets-ispravleniya

«Запись считать недействительной» в трудовой книжке: образец, в каких случаях может быть признана, как вносить, ответственность работодателя

Трудовая книжка на сегодняшний день — главный документ, подтверждающий рабочий стаж человека, определяющий сумму пенсионных выплат и в определённых случаях дату выхода на пенсию. Любая оплошность кадровика при оформлении трудовой может повлечь за собой серьёзные последствия (и не только для владельца документа).

К сожалению, не все лица, занимающиеся ведением кадрового документооборота, знакомы с правилами внесения корректив в неверно указанную информацию в трудовом регистре.

Разберёмся: из-за каких недочётов кадровиков основной реестр, отражающий трудовой стаж человека, может оказаться в целом недействительным, кто должен вносить коррективы в бланк, как грамотно признать недействительной ошибочную запись и как её поправить.

Когда запись в трудовой признаётся недействительной: образцы и нюансы

Фактически есть два вида несоответствий в трудовой книжке, при возникновении которых последствия классифицируются по-разному, вернее, это даже не виды, а два места:

1. Если ошибочные сведения будут найдены на титул-листе трудового регистра, это, как правило, приводит к тому, что такой документ при его сдаче в ПФР для учёта трудового стажа признаётся недействительным в полном объёме. В этом варианте решение одно — делать дубликат трудовой, где все записи будут правильными (более подробно об этом расскажем в отдельной главе).
2. На страницах, которые содержат информацию о рабочем стаже человека, а также на листах с вынесенными ему благодарностями и с отметками о полученных им наградах, корректировки возможны, но только с соблюдением всех требований кадрового документооборота. Итак, какие ошибки можно исправить с помощью признания записи недействительной:
   • Ошибочное и/или неполное написание должности работника — одна из самых распространённых ошибок. При любой неточности, несостыковках со штатным расписанием или с трудовым соглашением служащего нужно в обязательном порядке признавать такую запись недействительной. Это, во-первых, важно для работника, к примеру, когда вместо «главного специалиста» указывают просто «специалист» и т. п., ведь это влияет на реноме работника, а также на уровень оклада на следующем месте работы. Но, во-вторых, в этом случае больше может пострадать как раз сам работодатель, когда при проверке запись в трудовой не будет биться ни со штатным расписанием, ни с отчётностью в фонды и налоговикам, ни с остальным документооборотом по конкретному работнику. Это грозит штрафами для предприятия. Схема действий кадровика при обнаружении такой ошибки стандартная — под следующим номером записи (в нашем примере — №6) дублируется дата и основание некорректной записи, пишется формулировка «Запись за номером _ недействительна», а далее ставится текст о приёме на работу с указанием правильной должности. Образец такой записи может выглядеть таким образом.Запись об ошибке при указании должности может выглядеть так
   • Другой вариант — некорректно указанные даты приёма, увольнения и распоряжения. Заметим: всё, что касается стажа работников, особенно тщательно отслеживается и налоговым регулятором, и ПФР. Поэтому здесь тоже всё должно быть чётко — даты в приказе о приёме на работу, в трудовом контракте и книжке должны быть идентичными. К примеру, даже если человек, вносящий дату, просто опечатался, как в примере ниже, он должен оформить на имя гендиректора предприятия служебку с обоснованием выпуска отдельного распоряжения по этому вопросу и внесения корректив в документ. И только после этих шагов допускается фиксация неправильной цифры в качестве недействительной и создание новой записи со ссылкой на корректирующий локальный акт с указанием его номера и корректной даты трудоустройства (или увольнения). Стандартно уточнённая запись фиксируется визой ответственного лица с её расшифровкой и гербовой печатью юр.лица.Опечатка в дате выпуска приказа (здесь она указывает на факт, что приказ вышел после трудоустройства) ведёт к признанию такой записи недействительной
   • Ещё момент, где может быть допущена оплошность кадровиком, — когда в своё время не была уточнена информация о реорганизации предприятия, а при увольнении человека предыдущее название компании уже не соответствует новым данным в штампе фирмы. Проставлять в запись об увольнении новую печать без обоснования причины запрещено. Иначе эти данные не будут засчитаны в трудовой стаж и будут признаны ошибочными (можно и штраф за это получить). Действия здесь должны быть определёнными — указать на запись об увольнении как недействительную, последующей записью зафиксировать факт и основание по реорганизации и только после этого сделать запись об увольнении уже из реорганизованной фирмы. В крайнем случае можно записать, что компания была реорганизована уже после оформления увольнения.Лучше не злоупотреблять такими записями, когда дата более раннего приказа стоит после нового распоряжения
   • Много ошибок допускается начинающими кадровыми работниками при неправильных формулировках статей увольнения. Здесь встречаются и просто чисто формальные ошибки, когда сокращаются до аббревиатур слова «Трудовой кодекс Российской Федерации» или сжимаются слова (типа «статья»). А есть и более серьёзные моменты, когда допускаются ошибки в номере статьи или её формулировке.
   • Отдельный вопрос — когда запись в регистре признаётся недействительной после иска уволенного человека и решения судебной инстанции (или постановления инспекции). Когда регулирующим органом выносится определение о восстановлении в должности или исправлении формулировки. Особенно часто это происходит при увольнении «по статье». В этом случае по стандартным правилам выпускается приказ и только на его основании делается запись, отменяющая предыдущую, проставляется основание этого шага.Образец внесения записи о восстановлении на рабочем месте может выглядеть так, здесь обязателен номер приказа о восстановлении
   • В отдельном блоке, содержащем инфо о награждениях все коррективы должны вноситься аналогично. Если допущена опечатка, её можно просто уточнить, до этого оформив запись как недействительную. Если же несоответствия были допущены по существу, помимо признания записи недействительной, нужны ссылки на регламентирующий уточнения внутренний акт.а
   • Если в реестре трудовой деятельности ошибочные данные обнаружены сразу в двух, идущих друг за другом, записях, нельзя одной записью аннулировать две. Каждая ошибка признаётся отдельно (одна некорректная запись — одно признание её недействительности).

Нужно понимать, что если кадровик или другое должностное лицо, ведущее кадровую документацию, обнаруживает в трудовом регистре работника ошибки, даже если они были допущены на предыдущем месте работы, он обязан предупредить об этом сотрудника и рассказать ему обо всех последствиях. Кроме этого, помочь человеку в исправлении сложившейся ситуации — прямая обязанность ответственного работодателя. Главное здесь — помнить о том, что все коррективы по предшествующим местам работы должны быть официально признаны.

И знайте: отказать человеку в приёме на работу, аргументируя этот факт причиной, что у него неверно оформлена трудовая книжка, неправомочно. Правильное оформление документации — обязанность нанимателя, и служащий не может отвечать за некомпетентность кадровой службы.

Кому доверено право делать коррективы в трудовых регистрах

Корректировать записи в личном трудовом реестре могут только ответственные работники, отдельно назначенные на должность ведения кадрового делопроизводства и трудовых вопросов (по специально выпущенному локальному акту). Сюда могут быть отнесены:

1. Директор организации или индивидуальный предприниматель, который берёт кадровое делопроизводство на себя (с определённой формулировкой в приказе).
2. Работник бухгалтерии — как правило, эту функция возлагается на бухгалтерию, когда в штате микро и малых предприятий нет кадровой службы.
3. Кадровики обычно ведут трудовое делопроизводство на средних и крупных предприятиях.
4. Юрист компании, ведущий кадровые вопросы.

Ключевое требование здесь — должно соблюдаться основное правило кадрового документооборота: исправление записи допускается только после ознакомления с документацией, подтверждающей некорректность записи и наличие ошибки.

Внести отметку о недействительности записи имеет право как сотрудник, допустивший ошибку, так и должностное лицо с нового места работы обладателя трудовой книжки, даже если работник к тому времени уже сменил несколько мест трудоустройства. Здесь важно руководствоваться требованиями законодательства, предусматривающими документальное подтверждение факта, поэтому при исправлении ошибок другого нанимателя нужно получить от него официальную бумагу.

Главные документы, на которые следует опираться при внесении исправлений:

• Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» №225, вышедшее 16.04.2003.

Источник: https://ozakone.com/trudovoe-pravo/trudovoj-dogovor/zapis-nedeystvitelna-v-trudovoy-knizhke.html

Как исправить в трудовой книжке неверную запись об увольнении и неточности в названии организации

На данном примере можно отследить следующие моменты, которые необходимо учитывать при внесении данных о том, что запись ошибочная:

1. Нужно указать номер ошибочной формулировки.
2. Нужно сослаться на номер документа, подтверждающего ошибочность.
3. Нужно указать дату внесения неверной записи и дату исправления, таким образом, можно признать формулировку недействительной, и в соответствии с правилами исправить ошибку. Итак, подытожим вышесказанное, какие же записи можно признать неверными:
   • Не соответствующая действительности. К примеру, внесена ошибочная фраза об увольнении сотрудника.
   • Неправильно оформленная, не соответствующая официальному стилю заполнения трудовой книжки.
   • Неполная, к примеру, такая, в которой нет номера приказа или нет даты выхода распоряжения и т.

Изменения, вносимые на титульном листе

Титульный лист включает в себя сведения о работнике

Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме

При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:

• старые данные зачеркиваются только одной чертой}
• далее записываются новые данные}
• на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.

Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:

1. Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
2. Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.

Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.

Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.

Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.

Новые записи о профессии или специальности, образовании

Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее».

В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности.

То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.

При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.

Недействительность записи в трудовой причины и правовые последствия

Самые распространённые ошибки, которые допускают кадровики при оформлении данных о трудоустройстве, касаются формулировок в должности (штатной единице), указанной в трудовом соглашении.

Причина здесь — элементарная невнимательность, ведь зачастую должность в обиходе называется сокращённо, а по штатному расписанию она идёт с другим названием.

Такая запись в трудовой может повлечь за собой несостыковки со штатным расписанием со всеми вытекающими отсюда последствиями

Важно это и для работника, ведь отсутствие определения может понизить статус ведущего сотрудника до рядового, что может отразиться на дальнейшем трудоустройстве и зарплате

Ошибка в должности может иметь нагативные последствия и для нанимателя, и для сотрудника

При ошибках в формулировках статьи при увольнении работника действует та же схема, только страдает здесь в большей степени работник. Ведь при дальнейшем поиске работы следующий наниматель пристальным образом оценивает причину ухода с предыдущего места работы. Здесь выход один — писать заявление и требовать исправления.

Ещё один вариант, когда ранее сделанная запись признаётся недействительной, — восстановление работника в трудовых правах судебной инстанцией или Инспекцией по труду.

Самый сложный вариант — когда при оформлении перевода специалиста на другую должность кадровик вносит в трудовую запись и заверяет её визой руководителя и печатью предприятия.

Это грубейшее нарушение правил оформления трудового документа, так как подпись руководства и штамп предприятия могут быть поставлены в документ только при увольнении сотрудника. По факту такая запись не считается записью, соответственно, и признать её недействительной невозможно.

Исправить такой текст нельзя. В этом случае нужно менять трудовую, оформляя дубликат с исправлением этой ошибки.

Когда ошибка вкралась в титульный лист трудовой книжки, где указаны сведения о работнике, последствия могут быть самыми серьёзными.

Несоответствие личных данных в трудовой книжке и других документах может сделать её недействительной, так как под вопросом будет её принадлежность.

Если ошибку не исправить, такой документ могут не принять в Пенсионном фонде в качестве подтверждения трудового стажа. Это может произойти, если на титул-листе есть:

Опечатки или ошибки

Особенно это важно при оформлении Ф. И

О., здесь ошибка в одной букве, пропуск литеры и даже буква «е» вместо «ё» могут сыграть ключевую роль. Зачёркивания или корректировки без ссылок на соответствующие правоустанавливающие документы.

лицом (не предпринимателем), не имеет права выдавать трудовые, а также фиксировать в них факт работы у него.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Другая информация, несоответствующая действующим документам.

Принадлежность трудовой книжки с некорректными личными данными можно установить в судебном порядке, но это потребует определённых усилий.

Исправление сделанной записи

Исправление информации, содержащейся на титуле трудовой книжки, можно делать, руководствуясь инструкциями и правилами, регламентирующими ее заполнение. В этом случае нужно аккуратно зачеркнуть ошибку горизонтальной линией и рядом написать правильный вариант. После этого можно запись в трудовой книжке считать недействительной.

Дополнение совершенной записи

Отменить совершенную запись можно по различным основаниям.

Особенно это касается ситуации, когда у сотрудника компании при поступлении на работу было одно высшее образование, отличное от его работы, но в течение определенного времени он закончил другое учебное заведение и получил соответствующую профессию.

Это означает, что сотрудник отдела кадров должен задаться вопросом, как правильно аннулировать запись в трудовой книжке, сделанную ранее. В этом случае запись можно не зачеркивать, а просто дополнить через запятую появившимися сведениями.

Недействительность записи

Случается так, что после внесения какой-либо записи в трудовую книжку, в частности, информации о должности, дате зачисления на работу, сроке увольнения, награждениях сотрудника за особые заслуги и т.д., обнаруживается, что запись неверна. Возникает логичный вопрос: как написать в трудовой книжке, что запись недействительна?

Зачеркивать в этих разделах нельзя ничего, равно как и подделывать сведения либо замазывать их корректирующим средством. Запись о том, что внесение записи в трудовой книжке считать недействительной должна быть сделана в строго определенном порядке.

Завершить данную процедуру следует повторением номера и даты приказа в графе 4, на основании которого трудовая книжка была неверно заполнена. В случае, если данный приказ был составлен с ошибкой, его следует отменить. После этого в графу 4 внести реквизиты отменившего приказа.

По такому принципу вносятся исправления всех неправильных либо неточных сведений, в частности, о поступлении на работу, переводе в другое подразделение, увольнении, а также различного рода награждениях, полученных сотрудником за период трудовой деятельности у каждого работодателя. Недействительной также признается запись, которая по решению суда, Рострудинспекции или самого работодателя признана таковой. Особенно это касается случаев увольнения либо перевода работника.

https://.com/watch?v=UgjGFi6_h8A

Как регулируется ситуация, когда необходимо в трудовой книжке считать запись недействительной

Исследуемая нами ситуация регламентируется следующими нормативными актами:

1. Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) в части правильности определения оснований увольнения и иных сведений (например, гл. 13).
2. Пунктом 22 раздела I, разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), в которых указывается общий порядок исправления недочетов.

Источник: https://laudit.ru/zapis-v-trudovoj-zapis-nedejstvitelna.html

Недействительная запись в трудовой книжке

Ни один, даже обладающий колоссальным опытом работы, кадровик или бухгалтер, не застрахован от досадных ошибок при заполнении трудовых книжек. К тому же причин возникновения ошибочных записей может быть несколько.

Это и неточности в оформлении приказов по личному составу, и сбои в нумерации распоряжений, да и пресловутый человеческий фактор. Хотя, надо отметить, что трудовая книжка – документ, требующий внимательного отношения, и ошибки в нем случаются нечасто.

Однако если недействительная запись в трудовой книжке все же появилась, то исправить ее нужно незамедлительно.

Отмена записи в трудовой книжке: общие правила

Сведения в документ вносятся в соответствии со специальной инструкцией № 69, регламентирующей этот процесс и утвержденной Постановлением Минтруда 20.20.2003. Там же прописаны и требования, объясняющие порядок внесения исправительных записей. Рассмотрим правила, действующие в этой области кадрового делопроизводства.

Аннулирование записи в трудовой книжке: особенности внесения изменений

Неправильная информация может быть установлена как в любом разделе документа, так и на титуле. Несмотря на то, что законом продиктованы одинаковые способы исправления сведений, мы рассмотрим разные случаи возможных ошибок.

Следуя общим указаниям, неточности, допущенные кадровиком на этапе оформления документа, автоматически делают новую книжку недействительной. Она должна быть уничтожена.

При обнаружении ошибки в уже действующей книжке требуется новой записью объявить о недействительности записи предыдущей. Зачеркивать неточную запись или пользоваться корректировочной канцелярской жидкостью нельзя.

Разберемся, как убрать запись из трудовой книжки в соответствии с инструкцией.

Запись в трудовой недействительна: как исправить

При нахождении неверных сведений в тексте специалист вносит поправочную информацию, для чего указывает:

• Порядковый № записи;
• В гр. «Дата» — дату производства записи арабскими цифрами
• В гр. «Сведения о работе» — название фирмы (полное и аббревиатуру), неправильная запись признается недействительной фразой «запись № … считать недействительной», вносится новая информация;
• В графе «Наименование, дата и номер документа, обосновывающего запись» фиксируется № и дата распоряжения, подтверждающего правдивость новых сведений;
• Должность и подпись специалиста, сделавшего исправление.

Таков алгоритм исправлений, когда неточность допущена исполнителем в одной организации. Например, при ошибке в названии должности (образец № 1), номере распоряжения по личному составу или его содержания (образец № 2).

Признание записи в трудовой книжке недействительной: образец № 2

При установлении неточности после увольнения, верные сведения может внести специалист прежней компании (как в образце № 3), если бывший сотрудник еще не успел устроиться официально.

Отмена записи в трудовой книжке: образец № 3

Если неточность допущена специалистами компании, в которой сотрудник работал прежде, то исправить запись может кадровик новой фирмы при предъявлении сотрудником документов, подтверждающих существование ошибки и доказывающих правдивость иной информации.

Как аннулировать запись в трудовой при неправильно внесенных датах

Отсутствие внимания специалиста в написании дат чревато осложнениями в будущих взаимоотношениях с Пенсионным фондом, и это обстоятельство должен учитывать сам работник, а потому не лишним будет проверить написанное.

Ошибки в датах приема, перевода или увольнения должны исправляться обязательно. Если подобная неточность обнаружена работником, то ему следует обратиться к руководителю фирмы или его заместителю по кадровой работе и оформить заявление с просьбой об исправлении.

В компании на его основании издается соответствующий приказ, а специалист — кадровик:

• Исправительной записью «запись № … в трудовой книжке считать недействительной» подтверждает ошибочность ранее означенных данных;
• Заносит правильную дату, проставляет № приказа — основания для внесения измененной информации;
• Указывает должность, ФИО и подпись, скрепляет запись печатью компании.

Как отменить запись в титуле трудовой книжки

Титульный лист содержит основные сведения о сотруднике. Незамеченная при оформлении трудовой книжки ошибка должна быть устранена сразу после обнаружения. Здесь несколько иной алгоритм исправлений: неверную информацию разрешается зачеркивать в исключительных случаях.

Часто кадровикам приходится изменять фамилии сотрудниц в связи с заключением брака. Добрачные фамилии зачеркивают ровной четкой линией, делают пометку о недействительности, вносят новые сведения и, как правило, на развороте записывают информацию, подтверждающую смену фамилии — № и дату свидетельства о браке.

Запись подтверждается подписью специалиста и печатью предприятия.

Образец № 4: аннулирование записи в трудовой книжке (титул)

Важно помнить, что аннулирование записи в трудовой книжке законно лишь при письменном признании пронумерованной предыдущей записи недействительной, а исправленная информация должна иметь документальное подтверждение.

Фиктивная запись в трудовой книжке: ответственность

Оставление в трудовой книжке несоответствующих действительности записей инспекторы гострудинспекции расценивают как нарушение трудового законодательства, а такие выводы могут привести к привлечению работодателя (или должностного лица) по ст. 5.27 КоАП.

Источник: https://spmag.ru/articles/nedeystvitelnaya-zapis-v-trudovoy-knizhke

Отмена недействительной записи в трудовой книжке: образец документа. Как исправить ошибки и неверные формулировки?

Ошибка в трудовой книжки — не трагедия и не основание для переоформления документа. Допущенные неверные формулировки подлежат исправлению в установленном порядке.

Какие записи могут быть признаны недействительными

Недействительными признаются неверные записи, внесённые в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Ошибки, допущенные при заполнении первого листа трудовой книжки, исправляются путём зачёркивания и указания верной информации. Признание записи недействительной влечёт её аннулирование, никаких последствий в связи с такой записью не возникает.

В трудовой книжке ведётся сквозная нумерация записей в соответствующих разделах. Каждой записи, включая записи о недействительности, присваивается следующий номер, что исключает возможность путаницы и облегчает процедуру ведения документа.

Недействительной запись должна быть признана в любых случаях, когда содержащаяся в ней информация не отражает действительность:

• указан неверный порядковый номер;
• проставлена неверная дата приёма или увольнения (награждения);
• неправильно сформулирована содержательная часть записи:
  • неверно указано основание трудоустройства (принят, назначен или избран);
  • неверно определено основание увольнения;
  • сделана ссылка на несоответствующий пункт и статью Трудового кодекса;
  • указана неверная специальность, профессия, должность;
  • неверно указаны сведения о том, кто, за что и какое награждение произвёл и т. д.;
• допущена ошибка в описании основания, послужившего основанием для внесения записи:
  • неверное наименование документа (приказ, распоряжение, протокол, решение и т. д.);
  • указаны неверные реквизиты документа (дата и номер).
• части записи размещены в несоответствующих графах (например, нарушен порядок вписания даты в графе 2);
• в других случаях.

Отсутствие обязательной для внесения в трудовую книжку информации (например, статьи и пункта Трудового кодекса, описания награды и т. д.), а также допущенные сокращения, орфографические ошибки также являются основаниями для признания записи недействительной.

В общем случае запись о недействительности делается работодателем, который допустил неточность, или текущим работодателем на основании подтверждающих документов от допустившего ошибку. В последнем случае в качестве основания для внесения записи следует указывать, что подтверждающий документ исходит от другого лица, в частности, указать, какой организацией издан приказ.

При реорганизации/ликвидации предприятия (организации) исправление осуществляется правопреемником/текущим работодателем при предоставлении необходимых подтверждающих документов. В исключительных случаях связанные с неверной записью споры разрешаются в судебном порядке.

Внесение записи о недействительности сделанной ранее записи

Порядок внесения исправлений определён разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Запись о недействительности вносится с соблюдением общего порядка внесения записей в трудовую книжку:

• в столбце 1присваивается очередной номер записи;
• в столбце 2проставляется текущая дата (дата внесения записи о недействительности);
• в столбце 3 приводится информация о недействительности записи с указанием её порядкового номера, достоверная запись в полном соответствии с формулировками в Трудовом кодексе и (или) подтверждающими необходимость исправления документами;
• в столбце 4 приводится ссылка на документ, явившийся основанием для внесения исправлений.

Исправления вносятся только при документальном подтверждении. Свидетельские показания при ведении могут учитываться только в случаях массовой утраты работодателем трудовых книжек или в судебных разбирательствах.

Факт ознакомления с внесёнными в трудовую книжку записями подтверждается работником своей подписью в личном деле.

Частным случаем признания записи недействительной является вынесение судом решения, из которого вытекает необходимость внесения исправления, например, при признании увольнения по указанным в приказе основаниям незаконным.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/nedejstvitelnost-zapisi.html

Оформить «Запись недействительна» в трудовой книжке

Трудовая книжка – это важный документ, в который производятся записи о настоящем и предыдущих местах работы гражданина, о том на какие должности и в какие периоды он назначался. Данный документ является наиболее удобным для счисления трудового стажа гражданина, при начислении пенсионных выплат, и оформлен  должен быть грамотно и с соблюдением норм законодательства.

Поскольку записи в трудовой книжке делаются вручную, при оформлении могут быть допущены ошибки. Записи, сделанные с ошибками, являются недействительными и могут сделать недействительным весь документ.

О том, как поступать в ситуации, когда при внесении данных допущена ошибка, как быть с недействительной записью в трудовой книжке, в каких случаях это делает недействительным весь документ, мы расскажем в нашей статье.

Ошибки и последствия

Допустить ошибку в трудовой книжке сотрудника может работник отдела кадров, ещё на этапе оформления.

Когда на вас заводят трудовую книжку, сотрудник отдела кадров или бухгалтерии организации должен заполнить  титульный лист.

Именно допущенные здесь ошибки могут послужить причиной того, что трудовая книжка будет признана недействительной. Наиболее распространёнными и фатальными являются следующие ошибки:

• Ошибка в личных данных. Если ФИО в трудовой отличается от указанных в паспорте, то документ считается недействительным;
• Если заполнявший трудовую книжку сотрудник не расписался или забыл поставить печать, то трудовая книжка является недействительной;
• Если дата заполнения указана не соответствующая действительности. Это можно выявить, если дата заполнения указана более ранняя, чем дата изготовления бланка трудовой книжки.

Есть, однако же, ошибки, которые регламентированы законодательством и  те, которые подлежат исправлению. Давайте подробно рассмотрим, какие именно могут встречаться недействительные записи в трудовой книжке.

Регламент

Записи в трудовую книжку вносятся согласно правилам, которые диктует трудовое законодательство. Здесь есть специальные документы, которые именуются «Инструкция по заполнению трудовых книжек», и «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

В этих документах освещены некоторые моменты, связанные с тем, что стоит делать в случае внесения в трудовую книжку ошибочной записи. Согласно этим документам можно поделить ошибки на 3 группы:

• Подлежащие исправлению. В правилах ведения чётко указан порядок действий, которые необходимо предпринять в случае выявления таковых;
• Не подлежащие исправлению. Устранение этих ошибок может повлечь за собой последствия, в которых трудовая книжка будет признана недействительной. В частности это касается ошибок допущенных при заполнении титульного листа;
• Не регламентированные ошибки. Ответственность по исправлению или принятию решения о замене трудовой книжки гражданин, ложится на должностное лицо, в чьи обязанности входит работа с трудовыми книжками сотрудников.

Исправление

В спектре ошибок, связанных с ведением трудовой книжки, допускается исправление только те, которые относятся к сведеньям о работе и о вознаграждениях, которых был удостоен владелец. Исправить ошибку могут только:

• Работник, имеющий допуск к ведению трудовых книжек на предприятии, где она была допущена;
• Работник, в чьи должностные обязанности входит ведение трудовых книжек сотрудников, на настоящем рабочем месте владельца книжки, при наличии официального разрешения от организации, допустившей ошибку.

Согласно правилам и инструкциям по ведению записей в трудовой книжке, допускаются следующие методы по работе с ошибочными записями:

• Зачёркивание, которое допускается лишь в редких случаях, для исправления таких данных о сотруднике, как ФИО и дата рождения. Это регламентированное изменение возможно лишь в тех случаях, когда владелец трудовой книжки меняет ФИО, и некоторых других;
• Дополнение. К примеру, внесение правильной информации, после зачёркивания записи, признанной не актуальной и т.п.;
• Признание записи недействительной. Это наиболее распространённый способ, в соответствии с которым действуют, допуская ошибки связанные с внесением ошибочных сведений о работе.

В случаях, когда в документ внесены исправления, на внутренней стороне трудовой книжки указывается перечень документов, на основании которых были внесены поправки. Обычно обозначают несколько документов, на которые можно сослаться.

Признание записи недействительной

Если допущена ошибка при внесении новых сведений о месте работы, датах и т.п. то наиболее правильным будет признать запись недействительной. Механизм внесения изменений в соответствии с этим способом легче всего просмотреть на примере.

Допустим, сотрудник планирует уход с занимаемой должности, по средствам заявления по собственному желанию.

Как мы знаем, для таких случаев предусмотрен двухнедельный срок, в который сотрудник может изменить своё решение.

Однако отдел кадров начинает готовить приказ об увольнении практически сразу и делать соответствующие записи в документах заранее. В трудовую книжку при этом вносится запись со ссылкой на приказ об увольнении.

Через неделю сотрудник изменил своё решение и предпочёл остаться на занимаемой должности, а пометка об увольнении уже была внесена в трудовую книжку.

В таких случаях отдел кадров должен издать новый приказ, который отменяет приказ об увольнении сотрудника. В трудовой книжке при этом вносится запись — «Запись под номером (указывается номер записи об увольнении) недействительна».

После указывается  дата,  и номер приказа, согласно которому приказ об увольнении считается недействительным.

В таких случаях в следующей графе пишется – «Запись под номером ___ недействительна» без ссылки на документацию, но с обозначением даты. В трудовую книжку после этого вносится правильная запись.

Источник: https://trudinsp.ru/oformit-zapis-nedejstvitelna-v-trudovoj-knizhke.html