Образцы приказов по личному составу

Приказы по личному составу – что это, образец, пример заполнения

Управление рабочими процессами организации невозможно без распорядительной документации. Под ней понимается совокупность локальных актов, посредством которых административное лицо выстраивает работу коллектива.

Они же фиксируют факт возникновения конкретных административно-правовых трудовых отношений. Различают приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приказы по личному составу.

Как раз о последних и пойдет речь дальше.

Приказ по личному составу что это, классификация

Приказы по личному составу – правовые акты, издаваемые административным лицом субъекта хозяйствования для решения основных и оперативных задач по оформлению трудовых отношений с подчиненными (согласно нормам ТК РФ).

Их перечень достаточно широк. Классифицируются они следующим образом:

• оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника.
• регламентирующие выполнение сотрудником трудовых функций.

Первая группа включает приказы о:

Приказы о трудоустройстве менеджеров высшего и среднего звена (управленцев, их замов, начальников финансового и контрольного отделов, так далее) регулируют основную деятельность, а не личный состав.

Ко второй группе относятся:

Также различают следующие классификационные виды приказов по личному составу:

• организационные;
• дисциплинарные;
• регламентные;
• зарплатные;
• корректирующие и отменяющие.

Образцы приказов по личному составу

Некоторые приказы имеют стандартизированную на федеральном уровне форму. Зачастую, она представляет собой таблицу, куда представители организации лишь вставляют нужные данные (свои и подчиненных).

Речь, в частности, идет о:

• Т-1 (трудоустройство нового сотрудника);
• Т-5 (внутренний перевод лица);
• Т-6 (направление в отпуск любого вида);
• Т-8 (расторжение трудовых отношений);
• Т-9 (командирование);
• Т-11 (поощрение).

С 2013 года обязательное использование унифицированных форм упразднено.

Ввиду ограниченности списка бизнес-субъекты вправе разрабатывать приказы самостоятельно, корректируя имеющиеся бланки. Основное условие – их положения не должны противоречить нормам ТК РФ, а обязательные реквизиты не могут изменяться. К таковым относится:

• наименование бизнес-субъекта;
• название приказа;
• его дата и регистрационный номер;
• место издания;
• визы вовлеченных сторон;
• визы согласования (если упомянуты в локальных актах);
• отметка о контроле (аналогично).

Алгоритм подготовки приказа

Пошаговый алгоритм работы с приказом выглядит так:

• Назначение ответственного за процедуру лица. Впрочем, некоторые работодатели заведомо прописывают эту обязанность в должностных инструкциях или трудовых договорах с подчиненными.
• Получение ответственным документа-основания для издания.
• Разработка проекта.
• Согласование проекта.
• Визирование приказа управленцем.
• Предъявление документа работнику (группе работников) для ознакомления под роспись.
• Регистрация и хранение.

На сегодняшний день необязательно удостоверять бланк печатями и штампами, если иное не указано во внутренних нормативно-правовых актах.

Что касается ответственного лица, чаще всего им выступает сотрудник кадрового отдела либо секретарь. Допускается делегирование этой функции другому подчиненному (опять-таки, путем издания приказа о вменении обязанности, если она не зафиксирована должностной инструкцией или трудовым договором).

Приказ всегда составляется в одном экземпляре. Всегда можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).

Согласование представляет собой визирование проекта всеми руководителями отделов и подразделений, связанными с реализацией приказа. Чаще всего это начальник подчиненного, в отношении которого документ издается, начальник кадрового отдела и бухгалтерии. Впрочем, список открыт. Процесс может занять от нескольких часов до нескольких дней. Это нужно учитывать, чтобы не сорвать сроки.

Визировать приказ может управленец или, если он отсутствует, назначенное им лицо (в приказном порядке).

Порядок ведения распоряжений должен найти отражение в Положении о кадровом делопроизводстве.

Нюансы составления кадровых приказов

Нюансы касаются формы и содержания документов.

Так, приказы могут издаваться на фирменных бланках или на чистых листах А4.

Изданные в течение года документы подлежат нумерации.

Приказ нужно обязательно озаглавить. Текст излагается от первого лица единственного числа (я) и, чаще всего, состоит из двух частей:

• констатирующей;
• распорядительной.

Первая содержит обоснование тех или иных действий (факты, события или упоминание документа). Чаще всего таковым становится заявление подчиненного, но встречаются также:

• преставление непосредственного руководителя;
• докладная или служебная записка;
• акт о допущенном дисциплинарном нарушении;
• график отпусков;
• судебное решение.

Завершает ее слово «Приказываю».

После него идет распорядительная часть, содержащая различные действия, ответственных за них лиц и сроки исполнения. Для облегчения восприятия текст лучше делить на пункты и подпункты, нумерованные арабскими цифрами.

Желательно, но не обязательно, заканчивать распорядительную часть упоминанием лица, ответственного за выполнение приказа в целом.

Скачать пример приказа по личному составу.

Регистрация кадровых приказов

Для удобства и по упразднённым правилам, которые, тем не менее, облегчали документооборот, кадровые приказы регистрируют.

Эта процедура представляет собой дублирование информации из распоряжения в специальную форму – регистрационный журнал с указанием на приказе регистрационного индекса и даты.

Впрочем, касается это, чаще всего, документов длительного хранения.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Журнал может заводиться в бумажной и(или) электронной форме до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации и дата начала ведения журнала. Когда он заканчивается, вписывают дату окончания.

Для разных категорий приказов могут вестись разные журналы.

Приказ о нумерации кадровых приказов – суть и содержание

Многие организации не прописывают такую процедуру, как нумерация приказов. В других же имеется соответствующее распоряжение. И оно исключает двоякую трактовку номеров.

В устоявшейся кадровой практике номера приказов содержат буквенный и числовой коды, например «К/19 от 01.01.2020 г.», где:

• К – указание на кадровый приказ;
• /19 – порядковый номер согласно журналу регистрации;
• 01.2020 г. – дата издания.

Впрочем, приказ о нумерации может определять другую методику индексации. Так, согласно практике законодательства, устанавливаются следующие порядки присвоения букв и номеров распоряжениям, регламентирующим различные трудовые отношения:

• П/198 – приказ о принятии сотрудника на должность;
• У/182 – приказ об увольнении работника;
• и так далее.

Этот вариант обеспечивают лучшую детализацию, но требует повышенного внимания ответственного лица и, следовательно, нескольких регистрационных журналов.

Форма приказа о нумерации свободная. Может использоваться фирменный бланк или простой лист А4. Текст делится на вводную и основную части. Вводная часть содержит:

• Наименование и реквизиты бизнес-субъекта.
• Название и номер приказа (по умолчанию ему присваивается первый номер, так как до него бумаги не нумеруются).
• Дату составления.

В основной части указывается:

• Период, с которого нумеруются распоряжения.
• Метод нумерации (буквенный, цифровой, рассмотренный выше смешанный).
• Ответственный за исполнение распоряжения и контроль правильности нумерации.

Приказ подписывает управленец или замещающее его лицо.

Как исправить ошибки в приказе

Чаще всего ошибки в приказах возникают из-за корректировок локальных актов компании или федеральных законов, изменения основных реквизитов бизнес-субъекта. Впрочем, могут быть и другие причины. Независимо от них, простое издание нового приказа не всегда юридически верно.

Поэтому о причине появления ошибок и механизме внесения правок следует указать в соответствующем приложении к Положению о кадровом делопроизводстве (реже – к приказу о нумерации).

Количество подобных приложений не ограничено.

Затем нужно издать обособленны приказ о внесении правок и ознакомить с ним всех заинтересованных лиц.

Период действия приказов

По умолчанию, срок действия кадровых приказов не ограничен (если иное не определено в них самих или в локальных актах компании).

Датой отсчета периода считается либо дата принятия приказа, либо определенная в его тексте дата.

Окончание срока связано с истечением периода действия приказа, его отменой, корректировкой, изменением локальных или правительственных нормативных актов и так далее.

Сроки и правила хранения приказов

Различают кадровые приказы кратковременного и долговременного хранения. К первым относятся регламентирующие распоряжения. Как уже говорилось, это приказы о краткосрочном командировании, направлении в отпуск, на повышение квалификации и так далее.

Они, по сути, не представляют особой важности для работника в будущем, поэтому хранятся в архиве компании 5 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

По истечение этого срока они вместе с регистрационными журналами уничтожаются (о чем специально назначенной ликвидационной комиссией составляется акт).

Любые кадровые приказы формируются в дела (с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола).  Их хранят отдельно от других документов, в закрытом для посторонних лиц месте, подальше от воздействия света, но недалеко от личных дел работников.

 Со всеми правилами можно ознакомиться, изучив Приказ Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 г. (далее – Приказ № 526). Впрочем, коммерческие организации не обязаны соблюдать их досконально.

При электронном виде хранения нужно обеспечить предотвращение утраты документов, их хищения, искажения, уничтожения или использования сторонними лицами.

Обязательно нужно сделать перезапись на новые носители с устаревших.

Архив организации – как создать и контролировать

Необходимость создания архива отмечена в 2.14 Приказа № 526. Ее игнорирование чревато привлечением к ответственности.

Архив – такое ж структурное подразделение, как бухгалтерия или отдел сбыта. Он должен фигурировать в штатном расписании с указанием подчиненности (руководителю или отделу делопроизводства), иметь начальника.

Его работа регламентируется такими локальными актами:

• Положением об архиве;
• Годовым планом работы (форма берется из приложения № 46 к основным правилам работы архива, утвержденным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
• Планом-графиком приема дел.

Таким образом, приказы по личному составу регламентируют все возможные трудовые правоотношения между работником и организацией-нанимателем.

Любое действие второго в отношении первого должно обязательно документироваться. Распоряжения не могут противоречить ТК РФ и другим российским нормативно-правовым актам. В противном случае они теряют юридическую силу.

(23 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/prikazy-po-lichnomu-sostavu.html

Как оформить приказ по личному составу

Приказ по личному составу — это распоряжение руководства предприятия, в котором фиксируется один из рабочих моментов, касающихся персонала. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность — все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации.

Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия. Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение.

Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок.

Особенно важно учесть, что ознакомление работников с приказами по личному составу обязательно.

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов.

Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе.

В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Другие типы приказов по личному составу

Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:

• прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
• дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
• регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
• зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
• мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
• технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.

Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.

Сколько действует приказ

Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте.

Окончание срока действия приказа может быть связано с наступлением определенных событий и календарной даты: истечением периода действия, отменой, принятием иного локального нормативного акта, делающего предыдущий неактуальным.

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

• изменений в действующем законодательстве;
• изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
• изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Отмена приказа

Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом.

В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить.

Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.

Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.

Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:

• о приеме на работу;
• о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
• о направлении в командировку;
• о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
• о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.

Как регистрировать и хранить

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

Образец журнала регистрации распоряжений по личному составу

Источник: https://ppt.ru/forms/prikaz-po-sostavu

Примерный состав документов кадровой службы

— Штатное расписание (форма Т-3)

— Положение об оплате труда (схема)

— Правила внутреннего трудового распорядка (схема)

— График отпусков (форма Т-7)

Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:

Положение о защите персональных данных работников (схема)

Обязательство о неразглашении персональных данных работников

1.1.1.2. Документы, создаваемые с учетом специфики организации:

— Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании (схема)

— График сменности

— Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем

— Положение о нормировании труда (схема)

— Положение о нормах выработки (схема)

1.1.2.1. Документы, необходимые для управления персоналом:

— Положение о персонале (схема)

— Положение о подборе и отборе персонала (схема)

— Положение об адаптации персонала (схема)

— Положение об управлении карьерой (схема)

— Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров (схема)

— Положение о комиссии по трудовым спорам (схема)

— Положение об аттестации (оценке) персонала (схема)

— График проведения аттестации

— Представление на атестацию

— Аттестационный лист

— Положение о структурном подразделении (схема)

— Должностная инструкция (схема)

— План работы кадровой службы (план)

— План (прогноз) потребности в кадрах (план)

— Программа развития персонала (программа)

1.1.2.2. Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства:

— Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

— Табель форм документов по работе с персоналом

— Альбом форм документов по работе с персоналом

— График документооборота кадровой службы

— Регистрационная книга:

Книга регистрации трудовых договоров (схема)

Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка (схема)

Книга регистрации приказов (схема)

Книга регистрации протоколов (схема)

Книга регистрации актов (схема)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (схема)

Книга регистрации личных дел (схема)

Книга регистрации карточки Т-2 (схема)

— Журналы учета:

1.2.1 Документы — основания к приказам по личному составу

1.2.1.1. Трудовой договор

1.2.1.2. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

1.2.1.3. Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности

1.2.1.4. Письмо о переводе

1.2.1.5. Заявление

1.2.1.6. Докладная записка

1.2.1.7. Объяснительная записка

1.2.1.8. Протокол

1.2.1.9. Представление:

Представление о переводе (схема)

Представление о поощрении (схема)

Представление об увольнении (схема)

1.2.1.10. Акты

1.2.2.1. Унифицированные формы:

— Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1)

— Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а)

— Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5)

— Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а)

— Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6)

— Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а)

— Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8)

— Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а)

— Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9)

— Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а)

— Командировочное удостоверение работника (форма Т-10)

— Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

— Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11)

— Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а)

1.2.2.2. Приказы, имеющие произвольную форму:

— о вынесении взысканий (схема)

— об изменении анкетно-биографических данных (схема)

— об установлении профессии (схема)

— о присвоении разряда(схема)

— о совмещении профессий (должностей)(схема)

— об установлении надбавки (схема)

— о замещении временно отсутствующего работника (схема)

— о дежурстве (схема)

— о привлечении к сверхурочным работам (схема)

— об изменении режима работы (схема)

1.2.3. Первичные учетные документы

1.2.3.1. Личная карточка работника (форма Т-2)

1.2.3.2. Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС)

1.2.3.3. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4)

1.2.3.4. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

1.2.3.5. Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13)

1.2.3.6. Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49)

1.2.3.7. Расчетная ведомость (форма Т-51)

1.2.3.8. Платежная ведомость (форма Т-53)

1.2.3.9. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а)

1.2.3.10. Лицевой счет (форма Т-54)

Источник: https://hr-portal.ru/pages/fd/fd.php

Приказы по личному составу 2019: виды, образец заполнения

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

Например:

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
• о переводе на другую должность или в другое подразделение;
• о замещении отсутствующего сотрудника;
• о выплате вознаграждений;
• о привлечении к работе сверхурочно;
• о дисциплинарном взыскании;
• о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

• наименование документа;
• номер;
• дата;
• название организации;
• смысловая часть;
• Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
• основание;
• отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
• подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Мы разработаем ЛНА, отвечающие действующему законодательству, оформим все виды приказов по личному составу и другие кадровые бумаги в срок и по правилам. В любой момент вы будете готовы к трудовой проверке и разбирательствам с сотрудниками.

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

• приему на работу;
• увольнениям;
• отпускам;
• командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Обязательные кадровые документы, наличие которых важно контролировать руководителю

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

• приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
• те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
• приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/prikazy-po-lichnomu-sostavu-2019-vidy-obrazets-zapolneniya/

Инструкция: оформляем приказы по личному составу

В ТК РФ отсутствует термин или определение, которое бы объяснило, приказы по личному составу — это какие приказы? Распорядительные документы в организации разделяются на группы:

• по личному составу (ЛС);
• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственному направлению работы.

Разграничение нужно в процессе формирования дел для архива в случае ликвидации предприятия и передачи документов на хранение в архивы. Распоряжения по личному составу — это группа распорядительной документации организации, относящаяся к кадровому документообороту. Они дают возможность оперативного управления рабочими ресурсами организации.

Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. Сюда включены документы по процедурам кадрового характера:

• прием на должность и заключение трудового соглашения;
• перевод на другую должность или изменение трудового соглашения;
• увольнение сотрудника и прекращение действия трудового соглашения;
• изменение фамилии;
• определение суммы зарплаты или изменение размера как часть существенных условий трудового соглашения;
• поощрение, премирование, награждение и т. д.

Вторая группа включает распорядительную документацию, которая в оперативном порядке регулирует исполнение сотрудником обязанностей по должности. Они хранятся 5 лет. Сюда включены документы по кадровым процедурам:

• предоставление отпуска;
• применение взыскания дисциплинарного характера;
• командирование работника;
• направление на повышение квалификации, стажировку или аттестацию.

Когда необходимо создавать

Такая необходимость возникает при наличии обстоятельств, связанных с движением по составу работников организации. Это означает, что появилась необходимость, к примеру, принять на работу или наказать работника. Распорядительная документация решает целый ряд проблем, касающихся:

• вопросов, возникающих в трудовых отношениях сотрудника и работодателя;
• структуры и штата учреждения;
• соблюдения прав и гарантий сотрудника;
• укрепления дисциплины.

ТК РФ предусматривает обязанность работодателя издавать распоряжения, например:

• ст. 68 — при приеме;
• ст. 84.1 — при увольнении;
• ст. 193 — при наложении взыскания;
• ст. 229 — при расследовании несчастных случаев.

Распорядительный документ о назначении на должность руководителя учреждения относится к документации по основной деятельности, а не по личному составу.

Кто готовит

Распоряжение формирует кадровая служба, юрист или секретарь учреждения. Это зависит от того, к чьим функциональным обязанностям процесс относится. Сотрудник, разрабатывающий проект, должен разбираться в трудовом законодательстве.

Наличие на предприятии профсоюза предусматривает необходимость направлять проект в его адрес (до подписания).

Требования

Для оформления распоряжения можно (но с 2013 года не обязательно) применять образец приказа по личному составу из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004.

Это значит, что работодатель вправе разработать и утвердить форму по образцу, утвержденному в организации.

Вне зависимости от того, какой вариант избирает учреждение, документ должен быть сформирован в соответствии с требованиями делопроизводства.

Нужно включить ряд обязательных элементов:

1. Наименование.
2. Номер, дата формирования.
3. Название учреждения.
4. Основная часть.

В основной части нужно указать:

• смысл;
• перечень сотрудников, которых он касается;
• дату вступления в силу;
• обоснование для разработки;
• основания.

В заключении перечислите сотрудников, которые несут ответственность за исполнение распоряжений.

Формулировки, применяемые в приказе по личному составу, должны совпадать с формулировками ТК РФ. Увольняя работника, нужно указать причины, точно совпадающие с соответствующей статьей и пунктом ТК РФ. Поощряя или наказывая работника, формулировать причины и виды наказаний из ст. 191, 192, 193 ТК РФ.

Ф.И.О. сотрудника пишется полностью. Название занимаемой должности — так, как упомянуто в штатном расписании.

С распоряжением по личному составу нужно знакомить всех упомянутых в нем сотрудников под подпись.

Требования к оформлению

При формировании можно использовать:

• фирменный бланк предприятия;
• чистый лист удобного формата.

После набора текста приказ надо направить на подпись руководителю или другому уполномоченному лицу. Использовать факсимиле нельзя: подпись должна быть «настоящая».

Дело в том, что ТК РФ, равно как и другие акты в сфере трудового права, не предусматривают такое понятие, как «факсимиле». Отсутствует установленный порядок использования такого средства.

Поэтому применение подписи в виде факсимиле может вызвать сомнение в подлинности.

Проставлять на бланке печать не нужно. Документ формируется в единственном экземпляре. При необходимости делаются заверенные копии.

Структура приказа

Структура является одним из важных элементов их классификации. Распоряжения по личному составу делятся на 2 вида:

1. Простые. Характерным признаком является наличие одного распорядительного действия (уволить, принять и т. д.).
2. Сложные. Характерным признаком является наличие нескольких распорядительных разделов. Такой вариант распространен, но трудоемкий в использовании.

В зависимости от адресата делятся на:

• индивидуальные — включающие сведения об одном работнике;
• сводные — включают сведения о нескольких сотрудниках.

Сводный приказ по личному составу по окончании каждого пункта должен содержать ссылку на основание (письменное) для осуществления конкретного распорядительного действия.

Формируя приказы сложного и сводного форматов, не стоит включать в один документ сведения с различными сроками хранения. Из-за этого их будет сложно отнести к бумагам короткого или длительного срока хранения.

Основным внутренним элементом является раздел, состоящий из пунктов. Пункты включаются при наличии основания. Это значит, что нужно в обязательном порядке привести ссылку на такое основание. Например, если работодатель создает распорядительный документ о назначении на должность, пункты включаются на основании:

• личного заявления;
• трудового соглашения;
• служебной записки.

В приказ лучше включить термин «основание», после него указать ссылку на конкретный документ. При оформлении (к примеру, о назначении) разработчик должен использовать формулировки, имеющие юридическое значение.

Типовая структура приказа по личному составу включает блоки, содержащие:

• распорядительное действие работодателя;
• Ф.И.О. сотрудника, иную информацию о нем;
• дату вступления в силу конкретного пункта;
• другие важные сведения.

Распоряжения могут сопровождаться различными приложениями, необходимыми для полного раскрытия содержания (перечень должностей, разъяснения и т. д.). Мы подготовили примеры приказов по личному составу на 2020 год для разных ситуаций. Используйте их в работе.

Срок действия

Действие приказа по личному составу начинается:

• с даты издания;
• с даты, прописанной в тексте.

Окончание срока действия приказа по личному составу наступает в случае:

• окончания срока действия;
• отмены;
• вступления в силу других норм, изменяющих положения, отраженные в приказе.

Сроки хранения

Приказы по личному составу хранятся с использованием определенного алгоритма. Оригинал направляется в отдел кадров. Копии:

• одна — в бухгалтерию;
• вторая — в личное дело.

Приказы по личному составу надо формировать в дела в зависимости от периода хранения. Для полного оформления дела необходимо:

• подшить;
• пронумеровать листы;
• сформировать опись;
• оформить обложку.

Сроки хранения приказов по личному составу отличаются в зависимости от их содержания и могут достигать 75 лет. Подсчет периода для хранения начинается с 01.01 года, который следует за тем, в котором документы закончены делопроизводством. Конкретные сроки для хранения распорядительной документации определены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 в статье 19б.

Если какой-либо из видов в перечне отсутствует, то срок хранения определяет ст. 22.1 125-ФЗ. Срок различается в зависимости от даты окончания делопроизводства:

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-oformlyaem-prikazy-po-lichnomu-sostavu