Приказ о смене фамилии работника

Приказ о смене фамилии работника в кадровых документах

Любое изменение персональных данных сотрудников предприятия влечет необходимость внесения корректировок во внутренние документы фирмы, содержащие данные о таких сотрудниках.

Процедура внесения корректировок при смене фамилии начинается с приказа, оформленного сотрудниками отдела кадров.

Понятие приказа о смене фамилии

Приказ об изменении фамилии сотрудника – это внутренний документ фирмы, составляемый кадровой службой и подписываемый уполномоченным руководителем.

Данный документ необходим в качестве основания для внесения изменений во все внутренние документы, бланки и карточки компании, где фигурируют данные изменившего фамилию работника.

Выпуск приказа об изменении фамилии регулируется:

• Трудовым кодексом;
• внутренними нормативными актами предприятия.

Ст. 72 ТК РФ предписывает вносить любые изменения в трудовой договор при помощи дополнительного соглашения, а должностные инструкции кадрового работника фирмы описывают порядок внесения изменений.

Правила заполнения

Приказ оформляется только на основании личного заявления работника, направленного кадровому специалисту.

К заявлению сотрудник должен приложить оригинал паспорта и копию документа, послужившего основанием для изменения фамилии.

Например:

• свидетельство о браке;
• копию судебного приказа.

Кадровый специалист должен внести в текст приказа следующие пункты и сведения:

• наименование фирмы;
• внутренний номер и дата принятия приказа;
• основание для изменения персональных данных (заявление работника);
• перечень документов, в которые необходимо внести изменения.

Далее в тексте нужно указать требование об уведомлении всех структур и подразделений, связанных с данным сотрудником, о смене его фамилии, а также требование учета новых данных при формировании налоговой отчетности.

В конце договора указывается требование составить дополнительное соглашение к договору с целью внесения в последний новых данных, а также ФИО и подпись директора.

Если сотрудник занимает ответственный руководящий пост, возможно назначение ответственных за внесение изменений во всю документацию предприятия, включая электронные базы данных.

Для рядовых сотрудников в приказе указывается следующий перечень документов, в которые следует внести изменения:

Бланк приказа здесь.

Последствия неиздания приказа

Если перемену фамилии сотрудника оставить без внимания, это может привести к следующим последствиям:

• невыплата заработной платы из-за несоответствия ФИО получателей в кассе;
• незачет отработанного времени в табеле;
• возможное преследование налоговой полиции;
• трудности при увольнении и последующем трудоустройстве;
• затруднения руководства предприятия при попытке привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности;
• трудности при прохождении профилактического медосмотра;
• невозможность обратиться в государственную поликлинику.

Оформление полисов ДМС и их выдачу в большинстве крупных предприятий занимаются внутренние службы. Если при предъявлении в поликлинику паспорта и полиса фамилии будут не совпадать, пациент рискует остаться без врачебной помощи.

При наличии материальной ответственности на предприятии, в случае обнаружения недостач и хищений в рабочую смену сменившего фамилию сотрудника, привлечь его к ответственности будет непросто.

Кроме того, на предприятиях с пропускным режимом сменивший фамилию сотрудник не сможет попасть на работу, если не заменит пропуск.

Отсутствие приказа о смене фамилии может дезорганизовать работу бухгалтерии по внутренним лицевым счетам данного сотрудника, в результате чего возможны ошибки, из-за которых средств может недосчитаться как сотрудник – у себя на счету, так и бухгалтер – на балансе фирмы.

При увольнении сотруднику, не сообщившему о смене фамилии ранее, могут отказать в выплате остатков заработной платы.

Причиной этому является то, что по договору данная зарплата выплачивается человеку с другой фамилией и данными паспорта.

Заключение

Изменение персональных данных сотрудника при смене им своей фамилии необходимо для приведения в порядок всей документации, связанной с таким сотрудником. Чтобы избежать возможных проблем с выплатой зарплаты или обращением в поликлинику, необходимо подавать заявление о смене фамилии сразу после получения нового паспорта.

Источник: https://zakonguru.com/semejnoje/smena-familii/v-kadrovyx-dokumentax.html

Приказ об изменении фамилии: порядок и способы оформления, советы и рекомендации

Рано или поздно, любой специалист кадровой службы сталкивается с вопросом о том, как составить приказ об изменении фамилии. Возможно, одна из сотрудниц выйдет замуж или разведется, либо по другой причине произойдут изменения в персональных данных.

Основания

Согласно нормам Закона 152-ФЗ, к персональным данным относят фамилию, имя, отчество, дату рождения и так далее. Если гражданин изменяет хотя бы какие-то данные о себе, то он обязан позаботиться о том, чтобы во все имеющиеся документы были внесены соответствующие изменения.

Действующим законодательством предусмотрено, что человек, пожелавший изменить свою фамилию после заключения брака или по другой причине, получает соответствующий документ, и на основании его производится смена паспорта и других документов. Для службы по персоналу на предприятии таким документом будет выступать заявление сотрудника, к которому прилагаются копии документов, подтверждающие смену персональных данных.

Заявление

Нормативными актами не предусмотрено специальной формы заявления. Поэтому оно составляется в свободной форме, но должно иметь обязательные реквизиты, предусмотренные для таких типов документов. Помимо этого, в нем должно быть указано желание сотрудника на смену данных о нем. Также к заявлению следует приложить копии документов, дающих основание для издания приказа об изменении фамилии.

В шапке заявления указывается, кому оно адресовано – директору предприятия — и кто его составляет. Фамилия в данном случае указывается, которая подлежит смене. Текст заявления может быть следующим:

«В связи со вступлением в брак прошу внести изменения в учетные данные обо мне, а именно изменить фамилию «…» на «…».

Приложения:

• Копия свидетельства о браке.
• Копия паспорта.
• Копия ИНН.

Заявление следует подписывать старой фамилией. Только на основании копий документов и заявления будут вноситься изменения в документы предприятия.

Структура документа

Приказ об изменении фамилии составляется в свободной форме, с соблюдением всех правил, предусмотренных для распорядительных документов:

• название предприятия;
• название самого документа;
• дата и место составления;
• краткое описание приказа;
• преамбула, где прописываются основания для издания приказа (заявление, реквизиты документов);
• распорядительная часть, где указывается, кто и какие изменения должен внести в документы;
• подпись и Ф. И. О. руководителя;
• подписи и Ф. И. О. лиц, которых следует ознакомить с приказом.

Приказ

Основанием для смены учетных данных сотрудника для отдела кадров является не только заявление, но и документы, подтверждающие личность и изменение фамилии. Соответственно, перед тем как обратиться в отдел кадров, чтобы составили приказ о внесении изменений в фамилию и внесли изменения во все документы по предприятию, сотрудник обязан заменить паспорт.

Унифицированной формы такого приказа на уровне нормативных актов не предусмотрено. Тем не менее Законом 402-ФЗ предусмотрено, что такой документ должен содержать реквизиты первичных документов, которые являются основанием для составления приказа.

Образец приказа на изменение фамилии должен выглядеть следующим образом:

Вначале прописывается полное наименование предприятия. Далее пишется название документа: «ПРИКАЗ», дата и место составления. Затем описывается краткое содержание документа: «О внесении изменений в учетные данные».

Затем описываются мотивы составления документа. То есть прописываются основания: «На основании заявления Ф. И. О. сотрудника, свидетельства о браке серия, номер, паспорта, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в учетных документах предприятия относительно… (должность и Ф. И. О.), а именно изменить фамилию… на фамилию ….
2. Все изменения внести до … (дата).
3. Приказ довести до сведения бухгалтерии.

Должность, Ф. И. О. и подпись руководителя предприятия.

С приказом ознакомлены: ….».

С приказом рекомендуется ознакомить сотрудника, относительно которого издается приказ.

Если речь идет о школьном или дошкольном учреждении, то приказ об изменении фамилии учащегося может иметь следующую формулировку: «Внести изменения в учетные данные воспитанника группы с фамилии… на фамилию…». В данном случае основанием для составления приказа будет новое свидетельство о рождении и заявление родителей.

Классный руководитель, воспитатель, ответственный за ведение личных дел детей, на основании приказа должен внести соответствующие изменения в личное дело ребенка, который поменял фамилию.

На что обратить внимание

Независимо от того, расторгается или заключается брак, образец приказа на изменение фамилии должен содержать новую и старую фамилию сотрудника. В обязательном порядке с таким документом следует ознакомить бухгалтерию, которая вносит соответствующие изменения в расчетные документы по предприятию.

Регистрация

Приказ об изменении фамилии является документом по личному составу. Соответственно, его следует зарегистрировать именно в журнале по учету документов по личному составу.

Даты

Прежде всего, приказ в связи с изменением фамилии должен быть составлен не позднее трех дней с момента подачи заявления сотрудником.

Достаточно частый вопрос о том, какую дату указывать, то есть когда произошли изменения, с момента подачи заявления либо с момента получения свидетельства о браке или его расторжении. На самом деле, указывается дата, которой было составлено заявление. Без личного согласия сотрудника отдел кадров не вправе вносить изменения ни в один документ.

В какие документы вносятся изменения

Помимо приказа, сотруднику кадровой службы необходимо внести соответствующие изменения в ряде документов по личному составу:

• В трудовой книжке. Сведения о новой фамилии заносятся на лицевой стороне, аккуратно. Прежняя фамилия зачеркивается тонкой чертой, чтобы запись просматривалась, а выше пишется новая фамилия. Основанием для внесения записи является приказ, реквизиты которого заносятся на обложку, заверяются подписью директора или руководителя кадровой службы, печатью. Также потребуется сделать ссылку на свидетельство о браке или его расторжении. С другой стороны, нет четких требований, где именно должна проставляться ссылка на реквизиты документа, подтверждающего изменение фамилии, поэтому такую отметку ставят на любом свободном месте. Если на второй странице обложки недостаточно места, то запись вносится на третьей странице.
• В карточке Т-2. Запись вносится аналогичным способом, как и в трудовой книжке.
• В трудовом договоре. К документу делается дополнительное соглашение. Можно также внести непосредственно изменения в сам договор, таким же способом, как и в трудовую книжку. В обязательном порядке изменения необходимо внести и в экземпляр договора, который хранится у сотрудника. Дополнительное соглашение можно сформулировать следующим образом: «В пункте 1 трудового договора между «Предприятие» и Ф. И. О., № и дата, заменить фамилию… на фамилию… . Условия, не затронутые настоящим дополнительным соглашением, остаются неизменными».
• В личном деле, в которое необходимо вложить копии документа с новой фамилией (паспорт, свидетельство о заключении брака).

Помимо этого, сотруднику потребуется внести соответствующие изменения в свидетельство о пенсионном страховании и в банке.

Также не стоит забывать, что новую фамилию необходимо внести во всех локальных документах, включая табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу по учету трудовых книжек.

Но, самое главное, что именно сотрудник, у которого изменились персональные данные, должен позаботиться о том, чтобы работодатель внес все соответствующие изменения, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы.

Источник

Источник: https://zakon.temaretik.com/1533407155658164387/prikaz-ob-izmenenii-familii-poryadok-i-sposoby-oformleniya-sovety-i-rekomendatsii/

Приказ о перемене фамилии работника образец

Если работник внес изменения в свои персональные данные, он должен представить в отдел кадров заявление о смене фамилии, копию нового паспорта и подтверждающие документы, являющиеся основанием для изменения (например, свидетельство о браке). Заявление создается в свободной форме согласно установленным правилам, на бумаге от руки или в печатном варианте. Его можно написать до получения нового паспорта на основании подтверждающих документов, а позже представить его копию.

Чтобы оформить новые персональные данные в компании, руководителю нужно выпустить приказ об изменении фамилии. Его проект подготавливается работником кадровой службы и передается на утверждение директору организации.

После этого приказ фиксируется в книге регистрации приказов. С данным распоряжением необходимо ознакомить под роспись сотрудника.

Приказ о смене фамилии копируется, и его экземпляры передаются всем должностным лицам, которым необходима данная информация.

На основании данного приказа инспектор по кадрам производит внесение изменений в документы компании. Прежде всего, это трудовая книжка работника, журнал учета трудовых книжек, личная карточка работника или лицевой счет, график отпусков.

Смену фамилии необходимо отразить и в трудовом договоре, для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором прописывается это изменение.

Однако нужно помнить, что новое соглашение можно составить только на основании паспорта с уже измененными персональными данными.

Также корректировки вносятся в электронные базы по кадровому учету, начислению и выплате заработной платы. Конкретно что менять при смене фамилии, можно узнать, отследив, чем именно на предприятии занимается работник, посмотрев его должностную инструкцию (например, он может быть назначен ответственным за какой-то участок работы).

Помимо создаваемых документов в кадровом учете организации у него присутствуют и выданные отделением ФНС и ПФР, поэтому возникает вопрос: “Нужно ли менять ИНН при смене фамилии и номер СНИЛС?”. Многие сотрудники забывают об этом, и тогда проблемы возникают у предприятия в отчетный период при сдаче сведений, содержащих эти номера (2-НДФЛ, сведения на работников в ПФР).

Надо также напомнить сотруднику о получении новой банковской карты, если заработная плата перечисляется в безналичном порядке. Вносить изменения в аттестаты и дипломы о получении образования необязательно. Они действительны при предъявлении подтверждающих смену фамилии документов, например, свидетельства о браке.

Приказ о смене фамилии сотрудника

Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.

Предлагаем ознакомиться:  Выплата премий работникам находящимся в декрете

Далее следует издать приказ о смене фамилии за подписью директора. Обязательно нужно будет ознакомить под роспись с документом самого работника.

Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.

Сменить личные данные может любой человек вне зависимости от пола. Женщины и мужчины вправе взять фамилию своей второй половины при вступлении в брак. Также фамилию меняют после расторжения супружеских уз или просто по желанию. Эта процедура влечет за собой соблюдение некоторых формальностей по месту работы гражданина.

Для официально работающего человека смена фамилии сопряжена с необходимостью обращаться к работодателю для изменения его данных в документации предприятия. Оформлением бумаг занимается отдел кадров или бухгалтерия организации.

В законодательстве не закреплена процедура, предшествующая изданию приказа об изменении фамилии при замужестве или женитьбе. Однако трудовые инспекторы во время проверки требуют у работодателя предъявить приказ о смене фамилии и заявление от работника.

Согласно общепринятым нормам в заявлении необходимо указать наименование предприятия, руководителя организации, название бумаги. В содержательной части излагают причины смены фамилии и просьбу изменить данные в учетной документации предприятия. В качестве приложений перечисляют документы, доказывающие правомерность производимых действий. Далее ставится подпись и дата.

Кроме заявления, сотрудник должен принести в отдел кадров подтверждающие документы. После вступления в брак необходимо предъявить следующее:

• свидетельство о семейном положении;
• новое удостоверение личности.

Форма и структура приказа на законодательном уровне не описана. На предприятии составляется документ в произвольной форме. В нем указываются:

• наименование и реквизиты предприятия;
• название;
• место и дата написания;
• основная часть с описанием оснований составления и распоряжением изменить данные работающего лица;
• подписи ответственных лиц и печать.

В обязательном порядке новая фамилия отражается в трудовой книжке работника (подробнее в статье: образец записи в трудовой при смене фамилии с заключением брака). Сотрудник отдела кадров (бухгалтерии) должен ее исправить.

Для этого одной линией зачеркивают старую фамилию и записывают новую. На внутренней стороне обложки указывается, на каком основании сделаны изменения, кто за это отвечает, ставится подпись руководителя и печать организации.

Помимо трудовой книжки, данные сотрудника должны быть изменены в ряде других документов. Обновлению подлежат:

• договор работника с организацией;
• документ, в котором ведется учет трудовых книжек;
• личная карточка работника;
• личное дело;
• отпускной график;
• медицинский полис;
• документы на автомобиль;
• удостоверение на управление машиной.

Помимо вышеперечисленных документов, работнику необходимо поменять карточку в банке для получения зарплаты и свидетельство о пенсионном страховании. Номер ИНН не изменится. Однако при изменении фамилии нужно обратиться в органы налоговой службы для изменения личных данных в базе налоговой организации и получить свидетельство с новыми данными.

Предлагаем ознакомиться:  Продал кредитную машину что грозит

Некоторые сотрудники работают с клиентами и поставщиками организации на основании доверенности. Другая фамилия влечет за собой необходимость переоформления документа согласно новым данным. При этом нужно сообщить всем заинтересованным лицам об осуществленных переменах.

Изменения в трудовой книжке описаны выше. Вносить корректировки в другие документы нужно согласно установленному порядку. Исправления в личной карточке работника делаются согласно выданному приказу.

ЧИТАЕМ ТАКЖЕ: сколько времени уйдет на замену ИНН при смене фамилии?

В связи с этим в различных организациях порядок внесения изменений в личное дело имеет собственные нюансы.

Договор сотрудника с предприятием обычно изменяют путем заключения дополнительного соглашения. В нем указывают данные, подлежащие изменению, и основания для внесения корректировок.

Предприятия вносят их на свое усмотрение, так как единого образца не существует.

Смена СНИЛС возможна при помощи ответственного лица работодателя. Сотрудник отдела кадров или бухгалтерии поможет заполнить соответствующие документы и предоставит их в Пенсионный фонд. Для этого работник должен предоставить:

• копию личных документов;
• документ со старой фамилией;
• свидетельство о семейном положении.

Пенсионный фонд выдает новое свидетельство на протяжении 30 дней. Работодатель получает его и передает сотруднику. Если работник имеет полис о медицинском страховании, то его необходимо также изменить.

При смене фамилии нужно сообщить страховой организации новые данные. Срок извещения – 30 дней от срока изменений. Необходимые для изменения документы аналогичны тем, что предоставляются при смене СНИЛС.

Изменять водительские документы необходимо лично в органах ГИБДД. Стоимость процедуры – 2000 рублей. Получить новый документ можно в день обращения при предоставлении следующих документов:

• паспорт;
• фотография установленного размера;
• документ с неактуальными данными;
• свидетельство о семейном положении;
• чек об уплате государственного сбора.

Документы на автомобиль менять сразу же после смены личных данных нет необходимости. Однако продажа авто со старыми документами будет невозможна. Меняют паспорт авто в ГИБДД при оплате госпошлины и предъявлении документов, свидетельствующих об изменении фамилии.

Особенности написания и оформления. Образец

Так вот, приказ о смене фамилии сотрудника нужно оформлять в тот день, когда ему выдали новый паспорт, ведь изменения в большинство деловых бумаг всегда вносятся на основании именно этого документа.

Данный документ относится к группе приказов по личному составу. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, естественно, учитывая общие требования нормативно-правовых актов по подготовке и изданию приказов.

Как оформлять приказ о смене фамилии сотрудника? Образец, представленный ниже, поможет разобраться в этом вопросе.

ОАО «Росток»

г. Иваново «___» ________ 2015 г.

Приказ № ___

Об изменении учетных данных

1. Внести изменения в учетные документы работника с 01.01.2015 г., изменить фамилию с Петровой на Васечкину в связи со вступлением в брак.

Директор предприятия _______________

(должность) (подпись)

Как правильно составить приказ о смене фамилии

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Приказ оформляется на фирменном бланке, который должен содержать название организации, ее адрес и реквизиты. Далее, указывается наименование документа, его номер по порядку, место оформления и дата составления.

Ниже заполняется заголовок распоряжения, который должен отражать суть данного события.

В преамбуле приказа желательно указывать основания для его издания.

В распорядительной части записываются должность и личные данные работника, сменившего фамилию, перечень документов, в которые нужно внести исправления. А также дата, до которой необходимо это сделать.

Здесь же должна быть предусмотрена запись об обязательном уведомлении работника о необходимости изменения ИНН, СНИЛС, банковской карточки.

В приказе нужно обозначить ответственное лицо, которое должно контролировать его исполнение.

Документ подписывается директором компании с расшифровкой его должности и личных данных. После ознакомления его визируют работник, сменивший фамилию, и ответственное лицо с указанием их должностей и Ф.И.О.

Какие еще документы нуждаются в изменениях?

Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:

• трудовую книжку;
• журнал движения трудовых книжек;
• личную карточку сотрудника (форма Т-2);
• личное дело;
• трудовой договор.

Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.

Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.

Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.

Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.

Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника.

Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре. Однозначных указаний и норм относительно того, как это правильно сделать, нет. Хотя чаще всего используются два варианта. В первом можно к трудовому договору оформить дополнительное соглашение. Там перечислить по пунктам, какие вносятся изменения.

Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра.

Нюансы

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

В случае когда работник, сменивший персональные данные, работает на основании доверенности с контрагентами компании, в приказе нужно предусмотреть обязанность уведомить об этом их.

Если смену персональных данных осуществляет лицо, являющееся главным бухгалтером или руководителем фирмы, то обязательно нужно подавать соответствующие сведения в налоговую, чтобы внести исправления в регистрационные данные.

Источник: https://palez.ru/prikaz-peremene-familii-rabotnika-obrazets/

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

4 марта 2019 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика.

И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии.

И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). 2. Копия свидетельства о заключении брака. Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.

Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных). 1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии. 1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных. 1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет. 1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования. 1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования. 1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.  Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕк трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах. 2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции: «ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.

97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации. В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных. 1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных. 1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И. Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ  к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции: «Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15. Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995» Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике.

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора.

Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора.

А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2011/12/5503

Приказ о смене фамилии сотрудника: образец

В процессе рабочей деятельности многие кадровики сталкиваются с такой ситуацией, как изменение сотрудником его фамилии.

Подобное решение может принять любой работник, при этом служащему отдела кадров необходимо знать, как правильно зафиксировать соответствующие изменения.

В данной статье речь пойдёт о том, как грамотно оформить приказ о смене фамилии сотрудника, а также какие документы следует изменить и на что обратить внимание при этом.

Основания для изменения фамилии работника

Причины, по которым сотрудниками могут меняться свои фамилии, достаточно разнообразны и все они зафиксированы в нормативной базе страны. Так, стремление к обретению новой фамилии может быть вызвано неблагозвучностью прежней. Закон также допускает такие изменения по религиозным убеждениям человека либо же по иным причинам, носящим субъективный характер.

Для работодателя самым распространённым примером, которому следует уделить внимание, является заключение и расторжение брака его подчиненным.

При наличии одобрения изменения фамилии компетентным органом в любом перечисленном случае гражданин обязан самостоятельно уведомить все учреждения, где необходимо внести изменения. Одним из них, конечно же, является место работы.

Внутри предприятия такая процедура регулируется, как правило, локальным правовым актом. Помимо прочего, им также устанавливается ответственность за несвоевременное сообщение об изменении фамилии.

Привлечь работника к дисциплинарной ответственности можно только в случае, если ЛНА (локальными нормативными актами) прямо устанавливает необходимость и сроки сообщения работниками об изменениях администрации.

Также обязанность может быть указана как в трудовом или коллективном договорах, так и в должностной инструкции. Важно, чтобы с таким ЛНА в обязательном порядке были ознакомлены все работники предприятия.

Оформление смены фамилии

Рассматриваемая кадровая операция подразумевает должное документальное оформление. Кроме этого, процедура должна происходить на законных основаниях. Сотрудник перед этим должен получить подтверждающие документы компетентных органов и предоставить их по месту работы.

Недопустимо начинать процедуру изменения до получения работником паспорта с новой фамилией, а также других подтверждающих документов.

Сама процедура состоит из следующих этапов:

• Приём заявления от работника с предоставлением документов.
• Составление приказа о смене фамилии.
• Внесение изменений в необходимые документы.

Рассматривая подробнее последний этап, следует сделать акцент на необходимости корректной смены фамилии в ряде документов предприятия. Первоочередным будет являться трудовая книжка работника и его личное дело.

Впоследствии следует изменить также и трудовой договор с работником. При этом допускается как заключение дополнительного соглашения, так и составление нового документа, но уже с обновлёнными данными.

Далее следует изменить свидетельство об обязательном пенсионном страховании, расчётные документы и переоформить банковскую карточку работника.

Образец приказа о смене фамилии сотрудника

Действующее законодательство не устанавливает единую форму составления такого рода документа. Единственным требованием является наличие общепринятых элементов приказа, соответствующих нормам делопроизводства, а также законных оснований.

Ниже будет рассмотрена ситуация, в которой сотрудница предприятия написала заявление о смене фамилии ввиду вступления в брак. Прежде всего, документ должен содержать наименование предприятия, его идентификационный номер и адрес.

Далее следует указать регистрационный номер и дату приказа.

Датировка может вызвать определенные трудности у кадрового инспектора, поскольку свидетельство о браке и новый паспорт гражданина РФ будут иметь различную дату. Для корректного проставления даты приказа следует, всё же, руководствоваться датой получения нового паспорта, так как именно на его основании вносятся изменения в учётные документы.

После вводной части документа следует приступить к непосредственному описанию причин для смены фамилии, со ссылкой на подтверждающие документы.

На практике, приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак должен иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Луч»

ИНН 987654321 г. Орёл, ул. Восточная 22

ПРИКАЗ № 11-ок

03.06.2018 г.                                                                                                г. Орёл

«О внесении изменений в учётные данные»

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/prikaz-o-smene-familii-sotrudnika-obrazets.html