+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как нумеровать страницы в журнале для исходящих писем

Содержание

Регистрация исходящих документов

Как нумеровать страницы в журнале для исходящих писем

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. 

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  • исполнитель готовит проект письма,
  • если нужно, проводит процедуру согласования,
  • генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
  • письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  • письмо отправляется,
  • основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— прайс-листы,

— поздравления;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

_____________ № _______

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Скачать Образец заполнения журнала исходящих документов,

xls, 26,0 КБ

Регистрация исходящих документов: учетная форма

В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— адресат

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

— примечание

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1248

Документооборот как нумеровать исходящие письма

Как нумеровать страницы в журнале для исходящих писем

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Важно Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Внимание Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.

При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Глафира (гость) #9[45230] 23 апреля 2009, 14:58 не вижу необходимости вносить в нумерацию год.обычно этим грешат регистраторы договоров.но по-моему, данной цели служит дата регистрации.

если следовать нормативу, то индекс исходящего письма складывается из 3 составляющих: № структурного подразделения+ № дела по номенклатуре + порядковый номер письма по журналу регистрацииитого: 06-17/256, где06 — отдел сбыта,17 — дело «переписка с ооо ромашка» по номенклатуре,256 — по журналу регистрации исхов это 256-е письмо в текущем году Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #10[45238] 23 апреля 2009, 15:07 Если следовать нормативу, то можно дополнять чем угодно по своему усмотрению. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Исходящая нумерация писем и приказов

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.Пункт 3.4.

9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.

), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря.Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Так что не ко всем это применимо) — У меня регистрация ведется так:01/05-01 где01 — код подразделения (филиала)05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела)01- номер исходящий документакод подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое, — Здравствуйте!Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос:действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют? (передают во внешнюю среду через факсимильную связь).│ │ Вх.

N │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер?

Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.

Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении … … … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Е.Для чего нужен? Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:облегчает работу

1с документооборот как настроить нумерацию документа письмо.

Бухучет инфо

Новым документам бухгалтерская программа на платформе 1С:Предприятие 8.3 присваивает номера автоматически.

Рассмотрим, как изменить порядок и установить номер документа на примере документа «Счет» в 1С:Бухгалтерия 8.3. Откроем документ и попытаемся отредактировать номер.

На наши действия программа выдает сообщение о том, что номер заполняется автоматически, и предлагает его отредактировать.

Рис.1. Диалоговое окно – Редактирование номера документа Ответив «Да», мы можем отредактировать номер документа. Обратите внимание, что система запоминает исправление, и новый номер автоматически будет проставлен как следующий за номером исправления.

Такую функцию убрали из редакции 3.0, но все же сохранили возможность, чтобы номер редактировать сразу, не делая лишних шагов с записью.

Для этого необходимо всего лишь снять галочку «Автонумерация» в конфигураторе программы (нельзя сделать в базовой версии).

Минус этого варианта в том, что при обновлении эту галочку придется постоянно снимать, а нумеровать документы вручную, поскольку она вообще не будет проставляться.

Так, если у вас версия программы ПРОФ, запускаем программу в режиме конфигуратор, открываем конфигурацию – меню «Конфигурация» — «Открыть конфигурацию».

Прежде чем мы будем вносить изменения, надо снять защиту с изменения конфигурации. «Конфигурация» — «Поддержка» — «Настройка поддержки». Рис.2 Окно конфигуратор программы.

Меню конфигуратора — снятие с поддержки В открывшемся окне, справа вверху нажимаете кнопку «Включить возможность изменения» и отвечаем «Да».

Рис.3 Окно настройки поддержки В следующем окне ставим две точки

«Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки»

. Рис.4 Диалоговое окно – Настройка правил поддержки Двойным щелчком мышки открываем документ и слева ищем пункт «Нумерация». Справа надо снять галочку с пункта «Автонумерация».

Рис.5 Окно конфигуратора — редактирование документа «Счет» Но все же отключать «Автонумерацию» я бы не рекомендовала. В версии программы 1С:Бухгалтерия 3.0 реализована возможность проверки нумерации ПКО, РКО, счетов-фактур и автоматического исправления нумерации в хронологическом порядке. Для этого предназначен сервис «Экспресс-проверки».

Рис.6 Окно «Экспресс-проверка» По нажатию кнопки «Выполнить» производится проверка и выводится отчет.

При наличии ошибок программа выдаст совет по их устранению – перенумерация документов.

Нумерация писем в делопроизводстве

По материалам форума.

— Добрый день коллеги! Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама… — Регистрация начинается с первого номера.

— То есть получается так: 11.01.08 № 01?

— Не во всех компаниях или на производствах это номер дела, у нас например 11 — код станции, 01, 02, 03 — нумерация писем куда они направляются.

Так что не ко всем это применимо) — У меня регистрация ведется так:01/05-01 где01 — код подразделения (филиала)05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела)01- номер исходящий документакод подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое, — Здравствуйте!Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос:действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют?

(передают во внешнюю среду через факсимильную связь). Если директор уполномоивает начальника подразделения вести от своего имени не контрактную переписку (например, обычная переписка по снабжению), необходимо ли иметь секретарю оригинал письма с подписью исполнителя и начальника данного отдела, либо можно подобные письма хранить только в подразделении-авторе письма?

— Документы, издаваемые подразделениями, находятся на оперативном хранении до сдачи в архив. В секретариате хранятся документы, прошедшие регистрацию ( журнал исходящих).

В некоторых случаях возможно текущее хранение документов подразделения(в копиях), если они затрагивают стратегические вопросы организации.Т.е. у Вас хранятся документы за подписью генерального директора или замов.

Все документы подразделений, особенно касаемые переписки по договору/контракту, находятся в подразделении.Если компания небольшая, то хранение всей документации осуществляется секретарем.

Как настроить нумерацию документа в 1с документооборот?

Октябрь, 285382 Для регистрации документов и присваивания им номеров в СЭД используется справочник «Нумераторы». В этой статье мы рассмотрим как настроить нумерацию документа в 1С Документооборот.

Нумераторы регулируют правила присваивания номеров для всех типов документов (входящих, исходящих, внутренних).

Один нумератор может быть использован для нескольких видов документов (например кадровых приказов, распоряжений, приказов по командировкам и приказов по основной деятельности).

Также внутри каждого нумератора можно настроить независимую нумерацию (например по связанному документу — к договору создается несколько дополнительных соглашений и система электронного документооборота определяет какой номер доп.

соглашения должен быть следующий) Для создания нового нумератора нажмем на кнопку «Создать» и введем наименование нового нумератора. Создадим для примера нумератор для дополнительных соглашений, который будет присваивать номера в зависимости от связанного документа.

Заполним необходимые реквизиты:

  1. Формат номера — дважды щелкнув на наименовании переменной в правой части вкладки составим необходимую нам настройку нумерации. Можно составлять различные комбинации, например [Номер]-[Год2]/Доп в этом случае может получиться номер 2-17/Доп. Переменные, указанные в квадратных скобках будут принимать различные значения в зависимости от текущего состояния. Ниже мы увидим пример присвоенного номера.
  2. Действует для — в этой табличной части мы можем добавить назначение нашего нумератора определенному виду документа, с различным дополнительными настройками
  3. Периодичность — наш нумератор не будет иметь периодичности, это означает что не важно в какое время будет зарегистрирован документ, программа в любом случае присвоит следующий по счету номер
  4. Наименование — введем наименование нумератора (например «Дополнительные соглашения к договорам»)
  5. Независимая нумерация — установив флаг у интересующего нас реквизита (в нашем случае это связанный документ) СЭД предложит нам выбрать тип связи. Как создаются новые типы связи мы рассмотрим в отдельной статье.

После заполнения всех необходимых реквизитов нажмем «Записать и закрыть», после этого можно использовать текущий нумератор. Зачастую в процессе работы требуется откатить текущий регистрационный номер, или например создать пропуск в нумерации. И хотя делать этого категорически не рекомендуется, мы рассмотрим как это возможно сделать.

Для этого перейдем по ссылке «Все номера» После чего мы увидим все текущие номера документов, которые присвоены системой Дважды щелкнув на интересующий нас номер можно изменить номер, который будет присвоен следующим (+1) После записи текущего состояния программа при регистрации документа укажет регистрационный номер = Текущий номер + 1 Подобным образом можно создавать нумераторы и для других типов документов.

0 0 0 0 0 , ,

  1. Окт. 27 4239
  2. Окт. 28 5382
  3. Окт. 27 1121

Как правильно нумеровать исходящие письма

  1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е.

    внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый.

    Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Источник: https://indsn.ru/dokumentooborot-kak-numerovat-ishodjaschie-pisma-96694/

Как нумеровать страницы в журнале для исходящих писем

Как нумеровать страницы в журнале для исходящих писем

› › › Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей.

Потому так важно вести учёт документации.

При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа.

Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне.

Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу.

Во всяком случае, официально.Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах.

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково

Журнал регистрации исходящих документов

7176 , образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. ФАЙЛЫ Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Бесплатная юридическая помощь

/ / Кака правильно вести журнал исходящих и входящих писем нумерация для группы компании Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно.

Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).

04-12 Отправлено почтой Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
  2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

advocatus54.ru

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов.

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Нумерация исходящих писем и приказов

По материалам форума.

— Добрый день коллеги! Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама.

— Регистрация начинается с первого номера. — То есть получается так: 11.01.08 № 01?

— Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера 1, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: — порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; — номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой: — для входящих документов: 218/08-17,

Как нумеровать исходящий номер письма

Как нумеровать страницы в журнале для исходящих писем

17 февраля 2012 Автор КакПросто! Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.д.) или иногородним коллегам. Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель.

В обязанности первого входит подготовка и согласование текста.

Второй регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию.

  1. Как заполнить журнал входящей корреспонденции Вопрос «Считаются ли в документах буквы Е и Ё за одну?» — 4 ответа Вам понадобится
      — бланк организации;- компьютер, на котором установлен текстовый редактор;- журнал регистрации исходящей документации. Инструкция 1 Если вы – составительПодготовьте проект документа.Исходящие письма могут быть инициативными и ответными.В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.2 Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки».Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.3 В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например: «Генеральному директору ООО «Волна» И.И.СидоровуРабочая ул., д.37, оф. 14,Саратов, 109235». 4 Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма.
  2. Что такое документооборот

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают: — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

yurburo61.ru

Исходящий номер формируется следующим образом.

Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма. У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа.

12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка.

Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано. Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Инфо Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2).

Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Как нумеруется исходящая документация

> > ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п.

3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Инфо Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма.

У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа. 12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано.

Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.

Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

п. производится по каждому виду раздельно.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

Источник: https://fz-127.ru/kak-numerovat-ishodjaschij-nomer-pisma-79677/

Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива

Как нумеровать страницы в журнале для исходящих писем

Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий.

Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным.

Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.

Как правильно нумеровать страницы документа

Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.

Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.

Правила нумерации страниц документов:

  • Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
  • На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.
  • Нумерование проводят простым карандашом.
  • Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
  • Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

  • Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
  • Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
  • Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

  • Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»
  • Нумеровка листов проходит по стандарту. Размещение цифр только справа, в верхней части угла.
  • Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!

Одна страница документа может иметь два листа, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

  • Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

  • При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая. Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.
  • При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту. Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.
  • При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов. После их крепят вместе с описью. Нумерации подлежит опись.

В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

  • Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.
  • Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.
  • Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.

Как правильно нумеровать сшитые документы

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

  • Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
  • Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
  • Так же поступают и с обложкой.
  • Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
  • Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
  • Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
  • При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
  • Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
  • Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
  • Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.

  • После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

Как правильно нумеровать страницы документа по ГОСТу

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.

Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.

Как правильно нумеровать документы для архива

На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.

Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:

Правила подачи сшитых документов в архив:

При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.

Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.

Правила нумерования документов для сдачи в архив:

  • Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
  • Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
  • Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.
  • После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
  • На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано. Обязательно прописать цифрами и прописью.
  • Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.
  • Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке. Обязательно дату и подпись.
  • Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.

Важно! Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.

Как правильно нумеровать и шнуровать документы

Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

  • Проставление номеров только в правом углу.
  • Номера не находят на текст.
  • Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
  • Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.

  • Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
  • Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.

Технология шитья/шнуровки:

  • Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.
  • Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов. Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.
  • Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.
  • Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет. Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.
  • Шнуровать нужно минимум два раза. Шнуровка обязательно пересекается между собой. После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.
  • Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.

Где правильно нумеровать страницы в документе

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

  • Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.
  • Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив. Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.

Подводим итоги:

Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому. Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.

Источник: https://luckclub.ru/kak-pravilno-numerovat-dokumenty-stranicy-listy-pri-podshivke-v-deloproizvodstve-dlya-arhiva

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.