Внутренний финансовый контроль в казенном учреждении пример

Как изменится система внутреннего контроля с 2020 года и кому понадобится штатный аудитор

С 2020 года меняются правила внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита. Читайте, как применять эти изменения, какие документы издать, а какие отменить. Из статьи вы узнаете, правда ли, что теперь можно не вести журналы и карты внутреннего контроля.

Почему внутренний контроль так и не стал эффективным

У главных администраторов бюджетных средств (ГАБС) и администраторов бюджетных средств в этом году есть два бюджетных полномочия: проводить внутренний финансовый контроль (ВФК) и внутренний финансовый аудит (ВФА).

Документ: Чтобы повысить эффективность внутреннего финансового контроля и аудита, законодатели внесли изменения в Бюджетный кодекс (Федеральный закон от 26.07.2019 № 199-ФЗ)

В ходе внутреннего финансового контроля проверяют:

— соблюдаются ли процедуры составления и исполнения бюджета; — верно ли формируется отчетность и ведется бюджетный учет; 

— насколько эффективно используются бюджетные средства.

Для реализации внутреннего контроля администраторы ведут массу документов: перечни бюджетных операций, карты и журналы внутреннего контроля, перечни должностных лиц, ответственных за осуществление контроля.

При внутреннем финансовом аудите оценивают надежность внутреннего финансового контроля, подтверждают достоверность отчетности и вносят предложения о повышении эффективности использования бюджетных средств. То есть отдельные цели ВФК и ВФА схожи. Так, аудиторы при проверках смотрят карты и журналы внутреннего контроля.

Если эти карты и журналы не заполнены, делают вывод, что контроль на низком уровне или не ведется вовсе. Если исполнитель бюджетных процедур не согласен с этим, от него требуют подтверждения того, что контроль все же был. Именно такие моменты сделали внутренний финансовый контроль в большинстве случаев неэффективным.

Сыграл роль и тот факт, что отражать в журналах внутреннего контроля ошибки опасно.

На заметку: При ВФК сейчас трудозатраты связаны в основном с формированием документов, а не с самой проверкой

ПРИМЕР 1. Казенное учреждение по результатам внутреннего контроля обнаружило ошибку в учете.

Эту ошибку в журнале внутреннего контроля не отразили, так как побоялись, что при внешней проверке ревизоры отметят ее в своем акте. За совершенную ошибку к главбуху могут применить административную ответственность, а также ему могут указать на неосуществление внутреннего контроля.

Из-за того, что в настоящее время исполнители бюджетных процедур сами проверяют свои бюджетные процедуры и операции, они не способны объективно оценить все бюджетные риски. В результате учреждение не располагает полной информацией о выявляемых нарушениях и недостатках. Именно поэтому потребовалось внести изменения в Бюджетный кодекс в части контроля и аудита (см. шпаргалку ниже).

Шпаргалка

Отменили внутренний контроль или нет

С 2020 года внутренний финансовый контроль как отдельное полномочие не будет существовать — останется только внутренний финансовый аудит. Но это не означает, что ВФК отменили и его не надо проводить вовсе. Ключевые изменения смотрите в перечне 1.

Перечень 1. Что изменилось в части внутреннего контроля и аудита

ВФК исключили из отдельных бюджетных полномочий, он стал отдельным элементом бюджетных процедур

Отменили отдельные формализованные процедуры и документы при осуществлении ВФК

Требования к контрольным действиям учреждение теперь определяет самостоятельно

Внутренний аудитор определен в качестве координатора мероприятий по повышению надежности ВФК через систему управления бюджетными рисками

В представлениях и предписаниях органы госфинконтроля больше не будут указывать на устраненные нарушения, выявленные в рамках ВФК и ВФА

С будущего года упростится нормативная правовая схема регулирования внутреннего контроля. В этом году внутренний финансовый контроль на федеральном уровне ведут по правилам, определенным постановлением Правительства от 17.03.2014 № 193.

На уровне субъектов РФ и муниципальных образований приняты свои порядки, распространяющиеся, как правило, и на казенные учреждения. С нового года такого регулирования не будет: эти нормативные документы отменят. Как проводить внутренний контроль, администраторы будут решать самостоятельно. Есть вариант оставить все карты и журналы контроля.

Второй вариант — отменить все внутренние порядки и издать новый приказ, в котором прописать, каким образом осуществлять ВФК.

Важная деталь: Определите порядок формирования аудиторских групп, включая порядок назначения руководителя аудиторской группы, а также привлечения к проведению мероприятий ВФА должностных лиц ГАБС и экспертов

Появятся федеральные стандарты внутреннего финансового аудита (ч. 5 ст. 160.2-1 БК).

Сначала их будет шесть, затем в течение следующего года Минфин выпустит методические рекомендации к некоторым стандартам и утвердит еще три стандарта (см. перечень 2).

Главные администраторы бюджетных средств, администраторы бюджетных средств, осуществляющие ВФА, на основе этих стандартов должны издать свой ведомственный (внутренний) акт. Проще говоря, инструкцию, как проводить аудит.

Перечень 2. Стандарты по внутреннему финансовому аудиту

Вводятся с 1 января 2020 годаВводятся до 31 декабря 2020 года

«Определения, принципы и задачи ВФА»	«Реализация результатов ВФА»
«Основания и порядок организации ВФА»	«Подтверждение достоверности бюджетной отчетности»
«Порядок передачи полномочий по ВФА»
«Права и обязанности должностных лиц, работников при осуществлении ВФА»	«Подготовка предложений по повышению экономности и результативности использования бюджетных средств»
«Планирование, определение объема работ и формирование программы аудиторской проверки»
«Проведение внутреннего финансового аудита»

Важная деталь: В рамках своей подведомственной сетки полномочия администратора бюджетных средств по ВФА передать можно, а за ее пределами – нет. ГАБС проводит ВФА самостоятельно, передавать такие полномочия кому-либо он не вправе

Главный администратор бюджетных средств и администраторы бюджетных средств могут организовать ВФА четырьмя способами.

1. Создать отдел, который будет заниматься непосредственно вопросами аудита.

2. Назначить должностное лицо, которое будет заниматься вопросами аудита и подчиняться непосредственно руководителю. Причем это может быть как аудитор по основной должности, так и сотрудник, выполняющий обязанности аудитора.

В последнем случае он не должен проверять свою же работу и иметь личную заинтересованность. Например, если на основной работе человек занимается доходами, он может проверить расходы.

Если аудитор не может проверить какой-либо участок, он вправе привлечь специалиста со стороны.

3. Передать полномочия проводить ВФА своему главному администратору бюджетных средств либо иному администратору бюджетных средств, который находится в подведомственности у этого ГАБС. В таком случае можно заключить соглашение о передаче полномочий — его форма будет приведена в методических рекомендациях по проведению ВФА.

Второй вариант — подписать протокол либо гриф (лист) согласования. Третий — написать служебное письмо о согласовании передачи полномочий по осуществлению внутреннего финансового аудита.

Четвертый — завизировать решение о передаче у руководителя ГАБС, принимающего полномочия по осуществлению внутреннего финансового аудита, и у руководителя администратора бюджетных средств, передающего указанные полномочия.

4. Ввести ограниченную систему организации аудита. Если решили выбрать этот способ, руководитель должен издать приказ и в нем оговорить основные моменты внутреннего финансового контроля.

Последние два варианта подходят не всем администраторам бюджетных средств, а только тем, у кого нет ресурсов создавать отдел аудита и кто не может найти человека, который бы выполнял функции аудитора. Пройдите тест, который мы разместили выше. Узнайте, может ли ваше учреждение передать полномочия по аудиту или ввести ограниченную систему аудита.

Тест. Как организовать внутренний аудит

• Есть ли у вашего учреждения возможность образовать отдел внутреннего финансового аудита на основе принципа функциональной независимости?

— да

— нет

• Есть ли у учреждения необходимые и достаточные ресурсы, чтобы осуществить вну­тренний финансовый аудит, в том числе трудовые, материальные, финансовые и иные ресурсы, которые способны обеспечить качественный ВФА?

— да

— нет

• Есть ли в учреждении работники, обладающие необходимыми профессиональными знаниями, навыками и компетенциями, чтобы провести внутренний финансовый аудит, которые смогут беспристрастно, качественно и с недопущением конфликта интересов любого рода выполнять свои обязанности?

— да

— нет

• Выполняет ли ваше учреждение только однотипные внутренние бюджетные процедуры и операции, в отношении которых бюджетные риски минимизированы, а уровень бюд­жетных рисков низкий и не может оказать воздействие на результаты выполнения этих внутренних бюджетных процедур?

— да

— нет

Результат

Если хотя бы на один вопрос вы ответили «да», ваше учреждение может передать полномочия по внутреннему финансовому аудиту своему ГАБС либо иному администратору бюджетных средств, который находится в подведомственности у этого ГАБС. А также руководитель вашего учреждения может ввести ограниченную систему организации аудита.

Чем будет заниматься внутренний аудитор

Внутренний аудитор будет не только проверять, проводится ли ВФК в учреждении, но и вносить предложения по его организации. То есть с исполнителя бюджетных процедур на аудитора переложили максимум работы по оценке контроля, по его организации, по оценке бюджетных рисков.

Важная деталь: Именно аудитор с 2020 года станет координатором ВФК

Аудитор должен выявить, какие бюджетные процедуры в учреждении выполняют с нарушениями или недостатками. И на основании этого оценить бюджетные риски и предложить способы минимизировать их. Для внутреннего финансового аудита ввели новый документ — реестр бюджетных рисков. Как его сформировать, рассмотрим на примере.

ПРИМЕР 2. Аудитор собрал все карты контроля со структурных подразделений учреждения.

Составив на их основе одну карту, он проанализировал все акты внешних ревизий, которые учреждение получало после проверок. Взяв перечень типовых нарушений, подготовленный казначейством, аудитор расписал все операции, проводимые в учреждении, вплоть до исполнителя.

Сопоставив данные, он присвоил каждой операции степень риска. В результате получился реестр рисков, из которого видно не только что это за операция, но и кто ее осуществляет, какие есть бюджетные риски и какие меры необходимо принять для их минимизации. 

Источник: http://cmokhv.ru/materials/mat20200208/

Как организовать внутренний финансовый контроль

Требование организовать внутренний контроль хозяйственной деятельности сформулировано в ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в п. 6 Инструкции № 157н. Финансовый контроль позволяет учреждениям эффективно использовать бюджетные средства, вести достоверный бухгалтерский учет и представлять в контролирующие органы корректную отчетность.

В первую очередь нужно оценить предстоящий объем работ и денежные ресурсы, необходимые для организации внутреннего финансового контроля.

Важно определить и количество задействованных сотрудников: один человек на все учреждение, ответственные работники в ключевых отделах (кадровая служба, экономический отдел, бухгалтерия), комиссия из компетентных сотрудников или даже выделенный отдел с полным спектром обязанностей и штатным расписанием. Многое в принятии решения зависит от масштаба учреждения и объемов хозяйственной деятельности.

Можно проводить несколько видов контроля:

1. Предварительный контроль позволяет оценить правомерность и экономическую целесообразность планируемых операций. На этом этапе проверяют договоры, соотносят будущие затраты с планом финансово-хозяйственной деятельности и пр.
2. С помощью текущего контроля учреждение отслеживает, как реализуются операции, насколько эффективно тратятся выделенные средства, анализирует качество ведения бюджетного учета, подготовки отчетности и пр.
3. Последующий контроль подразумевает анализ документации, инвентаризацию, подготовку отчетов и иные контрольные мероприятия.

Первые два вида проходят внутри подразделений, этот контроль ложится на плечи работников согласно их трудовым функциям, а вот для последующего контроля должны быть выделены отдельные сотрудники — ревизионная группа или комиссия.

Оформить документы

Следующий шаг в организации внутреннего контроля — разработка и утверждение нормативных актов, которые определят порядок работы ревизионного отдела/группы, обозначат обязанности ответственных сотрудников. Если эти функции возложены на одного сотрудника, можно составить общее положение и внести дополнения в должностные инструкции.

Если контролирующие функции будут выполнять специалисты из разных подразделений, то в положения об этих отделах нужно внести соответствующие изменения, равно как и в должностные инструкции сотрудников. Если контроль будет вести отдельная группа/отдел, потребуется еще и положение об отделе внутреннего контроля.

В любом случае новые документы должны быть утверждены приказом руководителя учреждения и обязательно прописаны в учетной политике.

Обеспечивать стабильную работу системы контроля за финансами — обязанность главы учреждения. Не реже одного раза в год под его руководством должны проходить оценка и пересмотр системы внутреннего контроля. 

Составить план мероприятий

После подготовительных работ и определения ответственных наступает этап разработки плана мероприятий. Их удобно сгруппировать по направлениям, например:

• денежные средства и бланки строгой отчетности;
• банковские операции;
• дебиторская и кредиторская задолженности;
• фонд оплаты труда (в том числе премиальные выплаты, материальная помощь, компенсации);
• товарно-материальные ценности (в том числе ГСМ, запчасти, основные средства и пр.);
• бухгалтерский учет и отчетность.

По каждому из направлений разрабатываются и указываются формы и сроки проведения всех видов контроля, а также исполнители. План формируется на весь календарный год. Именно он станет отправной точкой для программы проверки, по которой будет действовать ревизионная комиссия.

Провести проверку

Последующий контроль учреждение может реализовать через проверки — плановые и внеплановые.

Для плановых проверок учреждение устанавливает периодичность самостоятельно, но не реже, чем это требует бюджетное (бухгалтерское) законодательство (п. 20 Инструкции № 157н, п. 1.5 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

На что смотрят в ходе плановой проверки:

• соответствуют ли бухгалтерский учет и учетная политика требованиям актуального законодательства РФ;
• насколько корректно отражены факты хозяйственной деятельности в учете;
• насколько полно и правильно оформлены операции; 
• своевременно ли проводится инвентаризация;
• насколько полно и достоверно составлена бухгалтерская отчетность.

Потребность во внеплановой проверке возникает, когда появляется сигнал о нарушениях. В зависимости от сложности вопроса контрольная проверка может быть сплошной или выборочной.

Сплошная проводится, если нарушения отмечены в сфере кассовых и банковских операций, оплаты труда, подотчетных средств и пр.

Это трудоемкий процесс, он подразумевает детальное изучение всей совокупности первичной бухгалтерской документации и/или отчетной документации.

Выборочная проверка позволяет получить данные, основываясь на анализе небольшого числа документов. Сложность составляет сама выборка.

Для анализа ревизионная комиссия должна выделить несколько групп элементов (счета-фактуры, договоры, реестры, акты, выполненных работ и пр.

) с определенным временным интервалом за произвольный период времени. Главное требование — выборка должна быть репрезентативной.

Что проверяет ревизионная комиссия:

• подлинность документов, качество их оформления, отражение первичных форм в бухгалтерском учете; 
• соответствие данных в первичных документах и бухучете;
• подлинность документов, представленных структурными подразделениями, и их корректное отражение в общем учете;
• соответствие бухгалтерского учета и отчетности; 
• правомерность хозяйственных операций, соответствие действующему законодательству, государственным нормативным актам и внутренним документам учреждения. 

Оформить результаты

Результаты разных видов контроля следует оформлять по-разному. Для описания недочетов, выявленных во время предварительного и/или текущего контроля, достаточно служебной записки на имя руководителя учреждения.

В нее можно включить рекомендации, как устранить нарушения и не допускать их впоследствии.

Если контроль осуществляют сами сотрудники, то в положении о внутреннем контроле стоит указать периодичность, с которой должна проводиться проверка по каждому из отделов.

А вот результаты последующего контроля комиссия фиксирует в отдельном акте и направляет его руководителю учреждения вместе с сопроводительной запиской. Документы должны подписать все члены комиссии.

В акте проверки обязательно должны быть зафиксированы:

• согласованная с руководителем программа проверки; 
• состояние участков бухгалтерского учета и отчетности (нефинансовых активов, безналичиных и наличных денежных средств, расчетов по авансам и пр.); 
• использованные приемы и методы сбора и анализа информации; 
• данные о соответствии финансово-хозяйственной деятельности учреждения требованиям текущего законодательства РФ;
• выводы о проведении контроля, перечень выявленных нарушений;
• перечень мер для устранения нарушений с указанием сроков и ответственных сотрудников, а также рекомендации, как не допускать подобных ошибок в будущем.

Виновники нарушений должны в срок, определенный положением о внутреннем контроле, представить в письменном виде свои объяснения руководителю. Основываясь на акте ревизионной комиссии, бухгалтер разрабатывает план мероприятий, который позволит устранить недочеты, с указанием сроков и ответственных лиц, а затем и отчитывается перед руководством учреждения о реализации плана.

Очень важно выстроить четкую, понятную и прозрачную систему внутреннего финансового контроля. Она состоит из множества элементов, затрагивает деятельность многих сотрудников и эффективна, только если работают все ее составляющие в комплексе.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1586