+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Пример графика документооборота

Содержание

График документооборота в бухгалтерии образец 2018

Пример графика документооборота

Составленный график документооборота РІ бухгалтерии – залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне.

Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию.

Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа. � именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

  • создание документации;
  • обработка документации;
  • архивация документации;
  • уничтожение документации.

Этот закономерный процесс Рё РЅРѕСЃРёС‚ название – документооборот.

Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

  • положения Рѕ документообороте;
  • графика документооборота;
  • инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. � желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию.

Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции.

� если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля.

�ли же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты.

Например, отчетность РІ налоговую службу была сдана РІ первом квартале 2018 РіРѕРґР° Рё после ее сдачи РЅР° столе Сѓ бухгалтера «РїРѕСЏРІРёР»Р°СЃСЊ» служебная записка Рѕ расходах РЅР° рекламную акцию, проведенную именно РІ тот период, Р·Р° который отчет уже ушел РІ работу Рє налоговикам. Рђ вставить ее РІ отчет Р·Р° следующий квартал – РЅРµ РїРѕ правилам, так как искажается картина РїРѕ реальным расходам РІ определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия.

В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов.

Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности.

Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Ответственность за первичную документацию

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники.

В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению.

Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Пример оформления графика документооборота

РЎРїРѕСЃРѕР± оформления графика – СЃСѓРіСѓР±Рѕ личное дело каждого. РљРѕРјСѓ-то, например, удобнее РІ РІРёРґРµ таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы.

Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе.

На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Внедряем сроки подачи документов в практику

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия.

В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели.

Р�ли же – РЅР° протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения.

При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию.

� вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. � этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Скачать образец бланка и пример графика документооборота в бухгалтерии

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/grafik-dokumentooborota-v-buxgalterii

Документооборот: график и порядок его составления

Пример графика документооборота

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Определение 1

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие.

Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008.

Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия.

Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами.

Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Определение 2

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения  в каждом отделе.

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе “Создание документа” находятся следующие колонки:

  1. Количество единиц представленных документов.

  2. Человек, который ответственен за выписку документа.

  3. Отвечающий за оформление документа.

  4. Отвечающие за исполнение документа.

  5. Сроки исполнения документа.

В отделе “Проверка документа”:

  1. Человек, отвечающий за проверку.

  2. Сотрудник, предоставляющий на проверку.

  3. Порядок представления.

  4. Сроки представления документа.

В отделе “Обработка документа”:

  1. Кто выполняет обработку документа.

  2. Срок выполнения.

В отделе “Передача в архив”:

  1. Кем выполняется.

  2. Срок выполнения.

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.

  2. Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.

  3. Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.

  4. Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.

  5. Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).

  6. Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения,  накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи).

В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию.

Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия.

В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

  1. Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

  2. Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

  3. Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

  4. Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

  5. График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия.

Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Вывод

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Опиши задание Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Не получается написать работу самому?

Доверь это кандидату наук!

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/buhgalterskij-uchet-i-audit/buhgalterskoe-delo/dokumentooborot-na-predprijatii/

Образец графика документооборота для учетной политики в 2019 году — Finance-EXP.ru

Пример графика документооборота

На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.

Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.

Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.

Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений.

Что нужно знать ↑

Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.

Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.

Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:

  • базовые понятия;
  • какова его роль;
  • правовая база.

Базовые понятия

В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.

Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:

  • документооборот;
  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение;
  • исполнение;
  • таксировка;
  • котировка.

Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.

Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.

Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.

Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.

«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.

Важно помнить о некоторых существенных моментах:

При обнаружении каких-либо ошибокОсуществляется возвращение отправителю
В случае наличия повреждений упаковки следует выполнить максимально тщательную проверкуНаличия всех документов, бумаг (после вскрытия упаковка должна быть обязательно уничтожена)

Нередко почтой высылаются различного рода официальные документы (договора, соглашения) требующие подписания.

Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением».

Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.

Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение. Например, о вычитании алиментов и выплате их из заработной платы конкретного сотрудника.

Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.

За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.

no images were found

Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку».

«Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции. «Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.

Какова его роль

Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.

Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:

  • принимать на работу сотрудников, увольнять их;
  • выдавать премии, иные материальные поощрения;
  • заключать сделки.

Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.

Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС, трудовой инспекцией, негосударственными фондами.

Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.

Правовая база

Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.

В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству:

Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.04 г.«Об архивном деле»

Источник: https://finance-exp.ru/obrazec-grafika-dokumentooborota-dlya-uchetnoy-politiki-v-2019-godu/

График документооборота – образец в бухгалтерии

Пример графика документооборота

Под документооборотом понимается процесс формирования, исполнения и движения различных документов, используемых на предприятии. Этот участок работы в бухгалтерии требует тщательного учета и контроля. Чтобы упростить задачу, составляется график документооборота – образец формы можно скачать в нашей статье.

Читайте о том, Для чего нужен график документооборота в бухгалтерии.

Консультант Плюс

Попробуйте бесплатно

Что такое бухгалтерский график документооборота

При ведении хоздеятельности составляется множество разных документов. Каждая операция должна совершаться не просто на словах, но иметь под собой документальное обоснование. Некоторые бланки организация разрабатывает самостоятельно, другие использует унифицированные. Это что касается исходящих форм. Помимо них существуют и входящие бланки, которые тоже подлежат строгому учету.

График документооборота в бухгалтерии, образец 2019 года скачать ниже, обычно заполняется в виде таблицы.

В ней регламентируется процесс движения документов – от даты составления до момента пересылки адресату, завершения исполнения или сдачи в архив (дело).

Помимо того, кто является ответственным лицом в компании за выписку документов, в таблице обозначены сроки исполнения и передачи форм. Четкий алгоритм помогает бухгалтеру:

  • Привести в порядок работу с документацией.
  • Распределить рациональным образом нагрузку между работниками.
  • Сократить время на выписку и последующую обработку бланков.
  • Минимизировать вероятность ошибок и рабочих конфликтов.
  • Контролировать исполнение документооборота.
  • Формировать отчетность в установленные сроки и без задержек.

Рекомендуется составлять график компаниям всех форм собственности независимо от масштабов и видов деятельности. Особенно актуален этот документ становится для крупных организаций с обособленными подразделениями, филиалами и отделами.

Читайте о том, Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы.

Как составляется график документооборота

Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.

Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.

Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.

К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки.

А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным.

Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.

Читайте о том, Что такое бухгалтерские документы.

Как утвердить график документооборота

Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.

Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации.

Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах.

Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.

Приказ об утверждении графика документооборота – образец

ООО «Вектор»

Приказ № 3

г. Москва                                                                                                                              09.01.2019 года

«Об утверждении и введении в действие графика документооборота в ООО «Вектор»

Для обеспечения рациональной системы документооборота и стабильной работы организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить прилагаемый в Приложении № 1 график документооборота ООО «Вектор».
  2. Ввести график в действие с 09.01.2019 г.
  3. Всем ответственным сотрудникам и структурным подразделениям ООО «Вектор» подавать в бухгалтерский отдел первичную документацию на основании утвержденного графика.
  4. С момента утверждения графика полученные от контрагентов договоры, счет-фактуры, накладные ТОРГ-12, 1-Т, ТН направлять в установленные в графике сроки в бухгалтерию.
  5. Контроль за исполнением положений графика возложить на главного бухгалтера ООО «Вектор» Вальтер И.Г.

Генеральный директор ООО «Вектор» ______________________ /Мещанинец Игорь Леонидович/

С приказом ознакомлены:

_______________________/Вальтер И.Г./

Образец графика документооборота в бухгалтерии

Примерная форма есть в Положении, утвержденном Минфином СССР под № 105 еще 29 июля 1983 г. Ее можно взять за основу.

Как видно из примера, график должен быть утвержден руководителем предприятия, иначе будет считаться недействительным.

Если образец графика документооборота первичных документов формируется как отдельный акт, нужно дать на него ссылку в учетной политике. Мониторинг исполнения обычно возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Скачать образец графика документооборота в бухгалтерии здесь.

Источник: https://raszp.ru/spravochn/obrazec-grafika-dokumentooborota-v-organizacii.html

График документооборота в бухгалтерии

Пример графика документооборота

Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию.

Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа.

И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

  • создание документации;
  • обработка документации;
  • архивация документации;
  • уничтожение документации.

Этот закономерный процесс и носит название документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

  • положения о документообороте;
  • графика документооборота;
  • инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота.

Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия.

И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции.

И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля.

Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты.

Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Ответственность за первичную документацию

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники. В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению. Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Внедряем сроки подачи документов в практику

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия.

В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели.

Или же на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/grafik-dokumentooborota-v-buhgalterii-obrazec-2018-skachat-besplatno.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.