+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Служебная записка на приобретение сотрудникам оргтехники

Содержание

Образец написания служебной записки на приобретение оргтехники – Юрист в теме

Служебная записка на приобретение сотрудникам оргтехники

Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды служебок

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.

Служебная записка 05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

О списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Предлагаем ознакомиться  Письмо при увольнении советы

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Директору ООО “НовоСит”

Мамедову Р.К.

от начальника юридического отдела

Агафеевой И.П.

15.04.2022 г.

Источник: https://interrao-vacancy.ru/obrazets-sluzhebnoy-zapiski-pokupku-novogo-kompyutera/

Служебная записка на приобретение сотрудникам оргтехники

Служебная записка на приобретение сотрудникам оргтехники

М.

  1. Ежегодная закупка компьютерной техники планируется на основе сводной служебной записки, которую можно оформить следующим образом:

ООО «Мегаполис»

Финансовому директору

Наливайкину А. З.

Отдел информационных технологий и оборудования

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 268 от 12.11.2019

О закупке оборудования

В связи с необходимостью замены части компьютерной техники и устройств для печати, а также планируемым в 2020 году расширением деятельности прошу внести в план закупки на следующий год следующую технику:

№ п/п Наименование Количество, шт. Структурное подразделение Примечание 1.

Служебные записки нужны для обеспечения коммуникации между сотрудниками компании, подразделениями. Направляются они, как правило, от нижестоящего вышестоящему работнику.

Если нижестоящий сотрудник обнаружил необходимость закупки спецодежды, ему также нужно составить записку. Служебная записка на приобретение спецодежды составляется в свободной форме.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк служебной записки на приобретение спецодежды .docСкачать образец служебной записки на приобретение спецодежды .doc

Функции служебной записки

Записка – это инструмент для внутренней коммуникации. функция документа – донесение сведений от одного работника другому.

Оформляется обычно тогда, когда существует потребность в чем-то. К примеру, сотрудник обнаружил дефицит спецодежды.

Во-вторых, после подачи заявки сотрудник снимает с себя ответственность за ее решение (если исправить ситуацию самостоятельно невозможно).

Как написать служебную записку

Перед тем как подавать запрос о получении ПК или его замене на более новый экземпляр, следует разобраться, есть ли подобная возможность у предприятия. Некоторые компании предоставляют подобные устройства только отдельным работникам.

Кроме того, покупка нового ПК может быть невозможной из-за неблагоприятной финансовой ситуации. В таком случае пользы от записки не будет, поскольку руководство не сможет выполнить требования, прописанные в ней.
Решить проблему можно, обговорив этот вопрос с начальством.

Если же работник решил составить заявку, нужно знать, как делать это правильно. В первую очередь нужно разобраться с формой. Установленного образца нет.

Компании для нормального функционирования периодически приходится покупать тот или иной товар, используемый впоследствии для собственных нужд компании. Иногда основанием для покупки выступает служебная записка на приобретение товара.

Внимание

К примеру, основанием для приобретения компьютера или нового оборудования, необходимого для деятельности компании, может стать служебная записка на приобретение компьютера или служебная записка на покупку оборудования соответственно. В нашей консультации мы приведем образец служебной записки на приобретение канцтоваров.

Как правильно написать служебную записку на приобретение товара

Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде.

Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки.

Д.

  1. Замену устаревшего или ломающегося компьютера можно аргументировать так:

Кредитный кооператив «Срочнодолг»

Заместителю директора по техническим вопросам

Акулькиной Е. О.

Сектор клиентского обслуживания

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 4 от 04.02.2019

О необходимости закупки компьютерной техники

В ходе модернизации программного обеспечения и расширения функций кредитных специалистов на удаленных рабочих местах, была выявлена потребность в замене компьютера на рабочем месте специалиста, находящегося в торговом центре «Крокус», по адресу: г.

Переваловск, ул. Светлая, д.

Служебные записки часто используются сотрудниками предприятий для взаимодействия между собой. Это многофункциональный инструмент, позволяющий решать проблемы как отдельного работника, так и целого трудового коллектива.

Следует разобраться, как выглядит служебная записка, к примеру, на приобретение компьютера, а также как предоставить образец этого документа.

Что это за бумага и как она используется

Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия. Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме.

И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

10 мая 2015 года.

Иванов Иван Иванович (подпись).

Скачать образец служебной записки на покупку инструментов

Настольной лампы

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

С уважением,

зам. генерального директора Борисов Б.Б.

Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта.

Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ.

СЗ о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника.

Этот документ составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В ней указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя.

Можно написать «Служебная записка», или же дополнительно вписать причину обращения «… на приобретение компьютера». После этого указывается номер заявки;

  • далее прописывается информационная часть. ВажноСначала необходимо указать, что у заявителя отсутствует рабочий инструмент, то есть, компьютер. Желательно также вписать срок отсутствия оборудования и причину этого (в связи с устареванием предоставленного устройства, или же его поставкой новому кадру). Далее необходимо прописать важность получения нового ПК, акцентировать внимание на снижении скорости работы, продуктивности. Последняя часть информационного блока – просьба купить или предоставить устройство;
  • прописать дату составления и подпись заявителя.

Таков стандарт СЗ, принятый во внутреннем документообороте большинства компаний.

Пример написания служебной записки представлен ниже.

Главному бухгалтеру ___________________

В связи с поломкой принтера в отделе маркетинга, прошу выделить _____ руб. на банковский счет для приобретения нового оборудования.

Директор отдела маркетинга:________________________________.

« »___________ 2016 года

Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Служебная записка на приобретение оргтехники

Нередко документ подписывает начальник отдела, а специалист указывается в качестве исполнителя, что обозначается в конце документа, слева в его нижнем углу, как и в деловом письме.
БНАЯ ЗАПИСКА № 3

В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

  • штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
  • дырокол – 5 штук;
  • блок разноцветный – 10 штук.

С уважением,

руководитель отдела по работе с клиентами

Иванова Ирина Ивановна (подпись)

30 мая 2017 года.

Скачать образец заявления на приобретение канцтоваров

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается.

Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем.
Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

Директору по снабжению

ООО «Сигма-Шторм»

Савину И.И.

от офис-менеджера Петровой Е.Е.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

  • лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
  • мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

С уважением,

Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

14 мая 2016 года.

Скачать образец служебной записки на приобретение оргтхники

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»

Матвееву И.

Если это необходимо, документ также может быть завизирован заинтересованными лицами.

В таком случае визы необходимо ставить на последнем листе прямо под подписью. Виза должна включать подпись, фамилию и инициалы, а также дату.

Кроме того, может быть добавлена расшифровка должности визирующего лица.

Чтобы при необходимости у сотрудников организации была возможность делать ссылки на определенный документ, служебные записки лучше всего регистрировать, для чего проставляется порядковый номер и дата документа.

Если на предприятии не практикуется ведение документооборота в электронном виде, то упростить процесс можно следующим образом.

Не обязательно дополнительно заводить специальный журнал для служебных записок.

Одним из способов обосновать затраты организации является служебная записка на приобретение. Речь идет о приобретении в служебных целях какого-либо материального товара. Тогда в составе других документов бухгалтерия сможет, к примеру, обосновать понесенные расходы, возместить НДС и осуществить иные действия по учету материальных ценностей.

Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.). В рублике о том, как написать служебную записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей – тем более.

Персональный компьютер 1 Отдел кадров устаревание 2. Принтер 1 Бухгалтерия Выход из строя 3. Персональный компьютер 6 Департамент торговли Открытие новых объектов 4. МФУ 3 Департамент торговли Открытие новых объектов 5. Персональный компьютер 1 Секретариат Устаревание

Перечень необходимых технических характеристик устройств, а также коммерческие предложения компаний, продающих необходимое оборудование, прилагаю.

Начальник отдела Валопаев Е. Ф.

Любая компания периодически нуждается в закупке современной компьютерной техники.

Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.

О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли. Приведем конкретный пример:

Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом

Васильеву И. В.

от HR-менеджера Иванова И.

  • далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
  • заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
  • в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
  • в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).

Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия.

Главное его предназначение – уведомление должностного лица или другого сотрудника компании о проблемах, которые необходимо оперативно решить для нормальной работы коллектива.

Среди наиболее частых причин:

  • прошение о проведении ремонта;
  • просьба заменить нерабочее оборудование или его отдельные элементы;
  • необходимость приобрести какое-либо устройство (в данном случае – компьютер, хотя возможен и запрос о приобретении программного обеспечения).

Для составителя служебки польза от ее использования заключается в двух вещах. Во-первых, с ее помощью можно уведомить начальство или другого специалиста о возникшей проблеме, а также попросить его решить ее.

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас:

Источник: https://59agmr.top/sluzhebnaya-zapiska-na-priobretenie-sotrudnikam-orgtehniki

Служебная записка на приобретение мфу образец | Загранник

Служебная записка на приобретение сотрудникам оргтехники

Одним из способов обосновать затраты организации является служебная записка на приобретение. Речь идет о приобретении в служебных целях какого-либо материального товара. Тогда в составе других документов бухгалтерия сможет, к примеру, обосновать понесенные расходы, возместить НДС и осуществить иные действия по учету материальных ценностей.

Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.). В рублике о том, как написать служебную записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей – тем более. Если только в организации не принято обращаться в структурное подразделение напрямую.

Служебная записка на приобретение

Служебная записка на приобретение программного обеспечения

В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.

Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.

Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.

Главный бухгалтер Петренко В.А.

Как составляется служебная записка на приобретение товара, оборудования, компьютера, принтера, материалов и т.п

Приобретение любых ценностей в организации должно быть обоснованным. И это обоснование и составит основной текст служебной записки.

Используйте такие словосочетания, как: “в связи”, “с целью”, “по причине производственной необходимости” и т.п. При этом необходимость может быть плановой. Например, истечение срока службы, срока годности.

Так и по причине различных ЧП или поломки. Все эти сведения важно отразить в служебной записке.

Структура документа выглядит следующим образом:

  1. Адресат – руководитель организации. Допустима подготовка служебной записки на имя начальника структурного подразделения, где трудится сотрудника.
  2. Составитель служебной записки – должности и фамилия, инициалы
  3. Наименование документа: служебная записка на приоберетение
  4. Основной текст с указанием, что именно приобрести, какой марки, комплектации, фирмы, количества, ассортимента, технические характеристики
  5. Подпись сотрудника
  6. Согласование. Как правило, служебная записка на приобретение требует согласования с бухгалтерией.

После получения записки руководитель проставляет свою резолюцию в левом верхнем углу. Соответственно, с указанием тех действий, которые следует предпринять.

Оформление служебной записки сотрудник осуществляет по общим правилам ГОСТа или принятых в организации.

Уточняющие вопросы по теме

как правильно написать служебную записку на приобретение сотового телефона

Пишите по этому образцу. В записке обоснуйте необходимость приобретения. Укажите с какой целью необходимо приобрести телефон и как он будет использоваться в служебной деятельности. Какие функции должен выполнять телефон. Желательно указать модель и приблизительную стоимость в магазинах вашего города.

Читать дальше  Сколько процентов от зарплаты составляет аванс

служебная записка на закупку светильников

Можно составить по представленному образцу.

Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.

Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.

Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…

Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

  • наименование организации, подразделения;
  • кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
  • заголовок документа (по центру – «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»);
  • регистрационный номер;
  • что именно нужно закупить и в связи с чем;
  • подпись с расшифровкой, дата написания.
  • Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
    Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

    В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.

    Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

    Читать дальше  Что делает младший воспитатель в детском саду

    Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

    Мебели

    Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

    Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

    Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.

    от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

    Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

    Петрова Мария Ивановна (подпись)

    5 мая 2017 года.

    Канцтоваров

    Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

    Руководителю департамента материально-технического обеспечения

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

    В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

    • штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
    • дырокол – 5 штук;
    • блок разноцветный – 10 штук.

    руководитель отдела по работе с клиентами

    Иванова Ирина Ивановна (подпись)

    30 мая 2017 года.

    Инструментов

    Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

    Руководителю АХО ООО «Совремонт»

    от бригадира Иванова И. И.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

    Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

    10 мая 2015 года.

    Иванов Иван Иванович (подпись).

    Автошин

    В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

    Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»

    от начальника АХО Смирнова С.С.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

    Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

    Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

    20 мая 2017 года.

    Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Компании для нормального функционирования периодически приходится покупать тот или иной товар, используемый впоследствии для собственных нужд компании. Иногда основанием для покупки выступает служебная записка на приобретение товара.

    К примеру, основанием для приобретения компьютера или нового оборудования, необходимого для деятельности компании, может стать служебная записка на приобретение компьютера или служебная записка на покупку оборудования соответственно.

    В нашей консультации мы приведем образец служебной записки на приобретение канцтоваров.

    Служебная записка на приобретение компьютера (образец)

    Служебную записку на покупку компьютера можно составить по аналогии с приведенным выше образцом.

    Также по аналогии можно написать:

    • служебную записку на приобретение материалов;
    • служебную записку на приобретение принтера;
    • служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.

    Источник: https://zagranic.ru/2019/09/10/sluzhebnaja-zapiska-na-priobretenie-mfu-obrazec/

    Служебная записка на приобретение компьютера: образец

    Служебная записка на приобретение сотрудникам оргтехники
    Внутрифирменное взаимодействие персонала различных подразделений и информирование руководства о повседневной деятельности компании необходимо.

    Как правило, это происходит путем заполнения и передачи на рассмотрение стандартизированного документа, под названием служебная записка.

    С ее помощью, извещают об определённых штатных и нештатных ситуациях на предприятии, просят о выделении определённых материальных ценностей, то есть оставляют заявки на покупку необходимых для функционирования офиса вещей, например, компьютера и т. д.

    Служебная записка на закупку

    В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.

    Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:

    • устаревание оборудования;
    • поломка какой-либо из составных частей техники;
    • необходимость в дополнительном компьютере.

    Замена компьютера, в случае морального устаревания производится в плановом порядке.

    Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения.

    К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей.

    В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.

    Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника.

    Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука.

    По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.

    Для обоснования необходимости в новом устройстве по любой из этих причин, нужно указать, что приобретение нового оборудования положительно скажется на эффективности работы как отдельного работника, так и всего подразделения в целом.

    Служебная записка на закупку компьютера

    После того, как возникает необходимость замены компьютера, нужно составить служебную (докладную) записку на закупку необходимой технической единицы. Этот документ оформляют на бумажном носителе или в электронном виде, в зависимости от принятой в компании системы документооборота. В небольших фирмах такую просьбу адресуют непосредственно директору.

    В крупных организациях закупка оборудования входит в обязанности начальника технического отдела либо технического директора.

    Кроме того, прежде чем ходатайствовать о приобретении нового устройства, можно устно переговорить со специалистами по компьютерной технике.

    Вполне возможно, что у них есть необходимая или более новая модель, либо они могут предложить модернизацию используемого компьютера. Такое решение снизит не только затраты времени на ожидание новой техники, но и существенно сократит финансовые расходы.

    Если без приобретения современного устройства не обойтись, составляют служебную записку на приобретение компьютера.

    Скачать образец служебной записки на приобретение компьютера.

    Структура такого документа не отличается от оформления других внутренних писем и содержит:

    • данные должностного лица, к которому обращаются с просьбой;
    • регистрационную информацию самого документа;
    • наименование подразделения, которое ходатайствует о новом устройстве;
    • тему записки;
    • описание ситуации;
    • обоснование необходимости нового компьютера;
    • согласование закупки с техническими специалистами.

    Кроме того, в больших компаниях ежегодно составляют сводные служебные записки, в которых обосновывают необходимость закупки компьютерной техники, по заявкам структурных подразделений.

    Ее оформление аналогично документу с просьбой о приобретении одного устройства. Исключение составляет только та часть, где перечисляется нужная техника и обоснование потребности в ней.

    В большинстве случаев информация в ней носит краткий характер, а все данные представлены в табличном виде.

    Примеры служебных записок на приобретение компьютера

    1. При возникновении необходимости в дополнительных устройствах обосновать потребность можно следующим образом:

    ЗАО «Трасттрейд»

    Директору департамента по техническому оснащению

    Перевалову П. С.

    Отдел розничной торговли

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    № 236 от 12.02.2019

    О приобретении дополнительного оборудования

    В связи с расширением сети гипермаркетов в Свердловской области и открытием 7 новых торговых объектов необходимо оборудовать компьютерной техникой и устройствами для печати 24 новых рабочих места (2 из них непосредственно в отделе розничной торговли, остальные в открывающихся магазинах).

    Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/sluzhebnaya-zapiska-na-priobretenie-kompyutera.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.